Pourquoi passer au flex-office en 2022 ?

Depuis quelques années, l’aménagement de bureau est devenu un véritable outil managérial. En ligne de mire : l’amélioration de la qualité de vie au travail, le gain d’agilité pour les employés ou encore la multiplication des interactions dans les équipes. Dans ce domaine, l’aménagement de l’espace de travail en flex-office fait figure de concept innovant. Il met fin au bureau personnalisé et tend à développer des espaces imaginés en fonction des profils, des équipes et des besoins. Pourquoi passer au flex-office en 2022 ? Parce que cette formule répond au besoin de souplesse des employeurs et des collaborateurs, en favorisant le bien-être et l’autonomie au travail. Si cette organisation nécessite un réaménagement des locaux et une mutation profonde des process dans l’entreprise, elle permet une amélioration immédiate de la productivité et une réduction des coûts liés au bâtiment. Un compromis optimal en somme ! Le bureau flexible séduit ainsi de plus en plus d’entreprises françaises, startups et grands groupes. Découvrons ensemble les avantages d’une transition vers le flex-office.

Pour aller plus loin, voici un article complet pour devenir un as du Flex Office ! 

 

I. Le flex-office, la dernière tendance en matière d’aménagement de bureau

 

S’adapter au contexte sanitaire et social

La crise sanitaire de Covid-19 a profondément modifié nos modes de vie et nos habitudes de travail. Les entrepreneurs ont dû trouver les ressources pour s’adapter dans l’urgence, notamment en proposant un mode de travail hybride à la maison, au bureau ou dans des lieux tiers. Le déploiement du télétravail à grande échelle a alors apporté un éclairage nouveau sur les questions du nomadisme et du travail virtuel. Les salariés réinventent alors leur rapport au travail. Ils gagnent en concentration grâce au calme du home-office et en efficacité en limitant le temps passé dans les transports.

Si le télétravail présente de nombreux avantages, le bureau reste néanmoins le lieu incontournable pour créer du lien social et construire une véritable culture d’entreprise. Il offre un cadre professionnel avec des équipements adaptés et ergonomiques. Les outils de communication de groupe à distance ne peuvent en effet remplacer les réunions physiques. Elles favorisent les échanges entre salariés qui retrouvent le plaisir de collaborer et de construire ensemble.

Dans ce contexte, l’épidémie a finalement été un catalyseur du flex-office. Ce concept permet de tenir compte des aspirations des salariés et propose un retour au bureau basé sur la souplesse. Inspiré de l’open-space, il va plus loin en intégrant la notion de nomadisme. Le salarié choisit ainsi son poste parmi des espaces de travail variés, au jour le jour et en fonction de ses besoins.

 

Réaliser des économies budgétaires

Le taux d’occupation des bureaux en entreprise a largement chuté ces dernières années. On évalue aujourd’hui à 0,67 le nombre de poste nécessaire par personne. Ce constat résulte en partie de l’attrait pour le télétravail.

En adoptant un fonctionnement en flex-office, l’entreprise tend à adapter le nombre de postes à ses besoins, à la hausse comme à la baisse en fonction du volume d’activité. Elle peut ainsi réduire durablement la sous-occupation de ses locaux et réadapter ses dépenses à ses besoins réels.

Outre le bien-être et la flexibilité qu’il offre aux employés, le flex-office permet donc à l’entreprise d’optimiser son budget de fonctionnement. Les économies réalisées ouvrent des perspectives de gestion. Elle peut ainsi réaffecter son budget à d’autres postes, pour recruter de nouveaux talents par exemple ou investir dans une campagne de communication.

 

 

II. Le flex-office, un mode de travail agile et créatif

 

Renforcer l'agilité de votre entreprise

Le desk-sharing permet de proposer des zones de travail variées au salarié. Il choisit chaque jour le poste qui convient à sa mission :

  • Espace ouvert connecté pour échanger dans la convivialité ;
  • Bureau fermé tout équipé pour favoriser la concentration ;
  • Phone box pensée pour passer ses coups de fil sans déranger ;
  • Sans oublier le télétravail pleinement intégré à la solution.

Le flex-office empreinte ainsi aux codes du coworking en proposant diverses ambiances de travail dans les locaux. Cela permet de casser la monotonie parfois induite par le bureau traditionnel ou l’open-space.

Sans bureau fixe, l’entreprise bénéficie d’une certaine agilité dans la répartition dans l'espace, selon la nature des tâches à accomplir. Ce faisant, elle intègre de nouveaux modes de communication au sein des équipes, ce qui lui permet d’être à la pointe dans son domaine.

 

Favoriser la créativité et les interactions

En proposant des espaces à la carte, l’entreprise infuse la modularité dans ses murs et dans ses équipes. Cette liberté d’organisation permet aux employés de créer des liens nouveaux et stimule leur créativité.

Le flex-office est finalement le porte-étendard d’une nouvelle philosophie pour l’entreprise. Il tend à bouleverser les rapports hiérarchiques pour aller vers une relation horizontale, davantage basée sur la gestion et moins sur le contrôle. Ce changement déstabilisant pour les managers, mais à la fois grisant, conduit à repenser leur façon de travailler.

Pour faciliter le rapport de confiance et le succès du travail nomade, l’entreprise intègre de nouveaux outils. Ils permettent d’échanger en toute sécurité sur le cloud et d’organiser des réunions sans tenir compte de contraintes géographiques. De manière générale, l’entreprise tend à intégrer plus de services. Certaines proposent même à leurs collaborateurs une application mobile afin de réserver leur place à la journée. Elles apportent ainsi un nouveau confort aux salariés, tout en constatant en temps réel le taux d’occupation des locaux.

 

 

III. Le flex-office, un modèle à adapter à votre entreprise

 

Opter pour un flex-office à différents degrés selon vos besoins

Le flex-office connaît un vif succès auprès des grands groupes, notamment parce qu’il permet une adaptation à différents degrés selon les besoins de l’entreprise. Mais sa mise en place requiert une évaluation préalable du degré de maturité des équipes locales. Il faut ensuite cartographier tous les métiers et les acteurs impliqués dans le projet. Le flex-office peut alors prendre des aspects différents, même s’il repose sur un socle commun.

Le bureau flexible permet en effet de moduler l’organisation selon les besoins des équipes de l’entreprise ou des filiales du groupe. Il prend ainsi en compte les spécificités comme la langue locale, les fuseaux horaires, l’éloignement, ou encore les expertises nécessaires pour la réalisation des missions.

La temporalité est également une variable d’ajustement dans la mise en place d’un bureau en flex-office. Il peut s’inscrire dans une démarche permanente, lorsqu’il correspond pleinement au fonctionnement des employés et de l’activité. Mais il peut aussi être mis en place de façon temporaire pour répondre à un projet spécifique ou à un contexte inhabituel.

 

Choisir l’activity-based office comme alternative au flex-office

Autre solution dans l’univers du bureau flexible, l’activity based-office tend peu à peu à s’imposer auprès des grandes entreprises françaises. Lassés tout à la fois du poste attitré trop classique et de l’open-space trop bruyant, les salariés sont friands de nouveaux modèles en matière d’agencement de bureaux.

L’activity based-office repose sur la faculté des personnes à décider de l’environnement dans lequel elles souhaitent travailler. Aucune place n’est attitrée dans cet espace qui s’organise autour de pôles répondant à un usage précis : production, échange ou confidentialité par exemple.

Cette alternative nouvelle repose sur l’intelligence collective des employés et une optique de co-construction. L’espace est conçu à la carte par les salariés avec des espaces, élaborés par activité et en fonction de leurs besoins.

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