Location de bureaux flexible à Paris : quelles solutions ?

Vous rêvez d’installer vos bureaux à Paris mais l'engagement vous fait peur ? En effet, vous ne bénéficiez pas d'une visibilité suffisante sur votre activité pour vous engager sur 3, 6 ou 9 ans ? 

La location de bureaux flexible s'est imposée comme une évidence sur le marché parisien pour répondre aux besoins des PME/Startups. Mais de nombreuses solutions sont possible : coworking, sous-location, bail précaire… Intéressons-nous aux différentes solutions de location de bureau flexible à Paris.

 

Pour aller plus loin, voici un article avec tous nos conseils pour faire de votre recherche de bureaux à Paris un succès ! 

 

1. Location de bureaux flexible : de quoi s'agit-il ?

Nous entendons beaucoup parler de flexibilité actuellement : flexibilité du travail, flexibilité des modes travail mais connaissez-vous le bureau flexible ? Quelles sont les entreprises susceptibles d'être intéressées ?

 

Qu’est-ce qu’une location de bureaux flexible ?

Tout d’abord, ne confondons pas bureau flexible et location flexible ! Déployé par les cabinets de conseil dès les années 90, le flex-office ou bureau flexible consiste à diminuer la superficie totale des locaux professionnels en adaptant les espaces de travail aux temps de présence et aux tâches effectuées par les collaborateurs. Par exemple, un salarié en rendez-vous chez un client toute la matinée, arrive au bureau pour rédiger une proposition commerciale au calme puis participe à la réunion hebdomadaire en fin d’après-midi. Il ne dispose plus d’un bureau individuel mais partage des espaces de travail en fonction de sa mission. Une organisation en amont est indispensable pour définir les besoins et répartir les différents espaces. Et cela impose une organisation au quotidien également pour éviter de se retrouver avec 5 collaborateurs sans espace pour travailler !

La location de bureaux flexible consiste à louer des locaux professionnels sans s’engager dans la durée. En effet, avec un bail commercial classique, l’engagement côté locataire se fait pour 3 ans. Une location de courte durée avec un bail d’une durée inférieure à 24 mois permet de tester la location de bureaux à Paris dans des conditions plus souples. Avec un espace à soi, des services adaptés, cela permet d’arriver avec ses ordinateurs pour s’installer et se mettre au travail immédiatement !

 

Pour quel type d'entreprise la location de bureaux flexible est-elle la plus adaptée ?

La location flexible offre une souplesse de gestion. Elle s’adapte facilement aux besoins évolutifs. Elle intéresse donc en premier lieu les entreprises du tertiaire pour lesquelles toute l’activité tient dans les ordinateurs et les serveurs (souvent dans le cloud). Plus particulièrement, la location de bureaux flexible vise les entreprises en phase de lancement ou de croissance, qui cherchent encore à stabiliser les effectifs et leurs besoins.

Une location flexible de bureaux à Paris permet de moduler son espace de travail. Elle offre aussi toute une gamme de services pratiques très utiles, qui sont particulièrement appréciés en période de rush.

 

2. Le contrat de prestation de services

La location de bureaux flexible peut s’organiser de différentes manières parmi lesquelles le coworking ou les espaces privatifs. Dans les deux cas, c’est un contrat de prestations de services que l’entreprise signe et non pas un contrat de location. Au-delà des locaux professionnels à Paris, le contrat de prestation concerne aussi les services de nettoyage et d’entretien, l’ameublement et les équipements (imprimante, rétroprojecteurs, etc.), la maintenance du réseau informatique, voire la mise à disposition d’une cantine.

 

Le coworking, pour les startups early stage

En phase de démarrage, les startups sont focalisées sur leur projet ! Peu importe les locaux. En général, une start-up ne s’engage pas dans un bail commercial pour ses bureaux car ce n’est tout simplement pas sa priorité. Les espaces de coworking offrent alors tous les avantages : un paiement mensuel du loyer, des espaces pour travailler ensemble et pour avancer seul, un environnement propice aux rencontres d’autres startups. Très souvent, un espace de détente et de déjeuner est également disponible. C’est l’endroit idéal pour enrichir son réseau professionnel et devenir une pépite innovante !

Cela offre en outre une adresse professionnelle dans Paris et permet d’accueillir business angels, investisseurs et partenaires dans des locaux de standing. Le siège social d’une start-up est trop fréquemment situé au domicile d’un des fondateurs !

 

Les espaces privatifs, pour les scale up

Quand la pépite se rêve licorne, il est temps de déménager ! Le business est lancé, les premiers salariés rejoignent l’équipe de fondateurs pour atteindre au minimum une dizaine de personnes. Le business model est validé sur une petite échelle et il est temps de déployer ses ailes. Une stratégie d’accélération de la croissance se développe et avec elle, les recrutements. Le besoin d’espace se fait alors sentir.

A ce stade, le coworking n’est plus la réponse adaptée. Il est temps de privilégier une location de bureaux privatifs à Paris. S’installer comme une grande entreprise, mais avec encore un besoin de flexibilité. En effet, dans les scale up, la croissance des effectifs est souvent exponentielle. Ce n’est donc pas encore le bon moment pour prendre un bail à long terme.

La location d’espaces privatifs apparaît alors comme une alternative idéale aux espaces de coworking. Toutes les prestations de services demeurent les mêmes. L’offre se développe à Paris autour de bureaux indépendants, clés-en-main, sans durée d’engagement. Souvent, le préavis est compris entre 1 et 3 mois. Une location flexible de bureaux est idéale pour les scale up. Les premiers salariés sont recrutés pour l’opérationnel et le growth. Les fonctions support sont alors encore délaissées, confiées à une seule personne au périmètre très large ou effectué par un associé fondateur dès qu’il peut. A ce stade, la scale up n’est pas encore structurée pour gérer un bail commercial, des services et des ennuis de fonctionnement quotidiens. Elle cherche donc une solution simple et efficace, sans souci !

 

3. La sous-location du bureau à Paris

La sous-location de bureaux offre une flexibilité en termes d’engagement et de durée. Toutefois, les services sont moins présents.

 

Sous-louer des bureaux à Paris, une alternative à l'ère post-Covid

La pandémie a changé nos vies et nos modes de travail. Certaines entreprises ont quitté leurs bureaux pour s’installer à 100 % en remote, d’autres sous-louent leurs bureaux en attendant une reprise économique. C’est donc le bon moment pour s’intéresser aux offres de sous-location de bureaux à Paris. Une solution win-win pour le locataire et le sous-locataire, en voie de démocratisation.

La sous-location peut paraître complexe à mettre en œuvre seul. Connaître la réglementation du bail commercial, les possibilités légales de sous-louer une partie des bureaux, les risques et les engagements de chaque partie. C’est pour cela que les experts de l’immobilier de bureau comme Spliit simplifient la vie en prenant en main toutes les entreprises pour trouver l’offre flexible idéale.

 

Quelles différences avec les contrats de prestation de services ?

La nature du contrat est juridiquement différente : d’un côté, une prestation de services, de l'autre, un contrat de sous-location. La sous-location permet au locataire de mieux rentabiliser son espace professionnel par rapport à ses besoins. C’est aussi une solution d’attente idéale en attendant la fin de son bail commercial. Côté sous-locataire, c’est l’opportunité de louer en toute flexibilité des bureaux déjà équipés.

Bien sûr, par rapport au contrat de prestation, certains services peuvent être absents. Mais dans la plupart des cas, le nettoyage et l’équipement informatique sont toujours présents, quitte à reprendre les contrats en cours. Si vous sous-louez une partie des bureaux d’une autre entreprise, vous bénéficiez alors des mêmes services.

Que vous soyez une start-up, une scale-up ou une licorne, vos besoins d’espaces de travail évoluent aussi vite que votre croissance et vos recrutements. Des solutions de location de bureaux flexibles existent à Paris comme en province. L’idéal est de se faire accompagner par un expert de l’immobilier d’entreprise.

 

Vous ne savez pas encore quelle est la meilleur solution pour vous ? Demandez à être contacté gratuitement par l'un de nos experts qui saura vous conseiller !

 

 

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