Sous-location de bureaux : tout ce que vous devez savoir

1. Qu’est-ce que la sous-location de bureau ?

La sous-location de bureaux serait de plus en plus tendance. Peu importe la taille et l’historique des entreprises, si vous souhaitez réduire la facture de vos loyers, il peut être très intéressant d’y recourir. Il n’est plus rare aujourd’hui de voir des sociétés renommées, à Paris notamment, sous-louer leurs bureaux actuels à d’autres sociétés en recherche de flexibilité. On vous explique tout ce que vous devez savoir sur ce type de solution gagnant-gagnant, l’intérêt que vous pouvez en tirer, les aspects juridiques et comment la mettre en place.

La sous-location d’un point de vue juridique

Que dit la loi concernant la sous-location de bureaux ? Les articles L. 145-31 et L. 145-32 du Code de commerce (qui encadrent la sous-location d’un local soumis à un bail commercial) stipulent que la sous-location de bureau dans son intégralité ou partiellement est interdite sans l’accord du bailleur. Dans le cas où le locataire obtient le consentement du propriétaire, l’article L.145-31 indique qu’en « cas de sous-location autorisée, le propriétaire est appelé à concourir à l’acte » c’est-à-dire qu’il est invité à signer le contrat de sous-location. Ainsi, sa signature témoigne du fait qu’il a reconnu l’existence d’une sous-location, qu’il en connaît les termes et qu’il l’autorise.

Dans le cas de la sous-location d’un espace de travail avec un bail professionnel, il est nécessaire de s’intéresser au contrat pour vérifier l’existence d’une clause interdisant ou autorisant la sous-location.

Bailleur, locataire, sous-locataire : quels rapports ?

Chacune des parties prenantes est soumise à un certain nombre d’obligations :

• Bailleur/locataire : Lorsque la sous-location prend effet, les obligations du locataire envers le bailleur restent identiques à celles auxquelles il était jusqu’à présent soumis, notamment en ce qui concerne le règlement du loyer. Il doit également assurer la bonne tenue du local et éviter toute dégradation. Ainsi si jamais le sous-locataire ne remplit pas ces obligations, le bailleur peut se retourner contre son locataire.

Dans le cas où le loyer réglé par le sous-locataire du bureau est plus élevé que le prix de la location, le propriétaire peut exiger une hausse du loyer principal auprès du locataire. Le loyer de la sous-location de bureau peut cependant être inférieur ou égal au loyer de référence inscrit dans le bail.

• Bailleur/sous-locataire : Les droits et les devoirs du sous-locataire envers le bailleur sont les mêmes que ceux du locataire envers le bailleur.

Une précision quant aux obligations : la destination et l’usage des bureaux sous-loués doivent être similaires à ceux du locataire. En effet, pour être légale, sauf autorisation du propriétaire, l’activité professionnelle exercée par le sous-locataire doit être proche de celle du locataire.

Dans la pratique, ces deux parties n’échangent que très peu. Le locataire principal se charge en général de faire l’intermédiaire car contractuellement il n’y aucun lien juridique entre le sous-locataire et le bailleur.

• Locataire/sous-locataire : le sous-locataire a exactement les mêmes droits et obligations que le locataire. Dès que l’accord du propriétaire est obtenu, un bail est signé entre ces deux parties. Les relations s’inversent alors puisque le locataire devient bailleur et le sous-locataire devient locataire.

2. Pourquoi opter pour la sous-location de bureaux ?

Les avantages de la sous-location de bureaux coté locataire

La sous-location des locaux présente divers avantages dont le plus évident est l’économie qu’elle permet de réaliser sur le plan financier. En sous-louant une partie de l’espace de travail, le loyer et les charges sont amortis, car partagés entre le locataire et le sous-locataire. Les coûts pour l’entreprise signataire du bail sont donc considérablement allégés et les mètres carrés sont mieux rentabilisés. Cela est particulièrement intéressant depuis la crise sanitaire de la Covid-19 qui a rebattu les cartes de l’immobilier de bureaux. Un bon nombre de salariés ont délaissé leur poste fixe au sein de leur société au profit du télétravail. Cette situation, qui a connu son point culminant durant les deux premiers confinements, perdure aujourd’hui avec les accords de télétravail qui se multiplient. Le flex-office gagne du terrain et les employeurs se trouvent dans des situations où les locaux qu’ils louent sont partiellement inoccupés.

Anticiper un éventuel déménagement. C’est l’autre avantage à prendre en considération dans le cas où une potentielle opportunité concernant des locaux mieux situés, mieux équipés, moins chers ou tout simplement plus grands se présente. Les bureaux peuvent alors être sous-loués le temps que le bail arrive à échéance et que le preneur donne son congé triennal au bailleur. Cela permet d’éviter de cumuler deux loyers et de patienter jusqu’à la prochaine échéance du bail. Bien évidemment, l’accord du propriétaire bailleur est toujours indispensable pour sous-louer le bien immobilier légalement. Cette option a l’avantage d’être moins onéreuse que la résiliation anticipée à l’amiable du bail commercial hors période triennale qui prévoit généralement le versement d’une indemnité au propriétaire.

Enfin, dans le cas où la société louant initialement les bureaux est une entreprise qui connaît une croissance rapide à l’image des start-ups, la sous-location lui permet de gérer son développement plus aisément. En effet, dans ce cas, le risque serait de louer des locaux qui ne seraient pas assez bien dimensionnés pour répondre aux enjeux à moyen terme de l’entreprise. Par exemple une jeune entreprise pouvant potentiellement avoir besoin de 500 mètres carrés dans un an, ne s’engagera pas sur des locaux de 300 mètres carrés pour une seule année au risque de se retrouver à l’étroit rapidement. Grâce à la sous-location, elle peut directement rechercher des locaux plus spacieux de 500 mètres carrés et les sous-louer le temps qu’elle se développe et que ses effectifs augmentent.

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Les avantages cotés sous-locataire

Pour l’entreprise qui sous-loue les locaux, la flexibilité du bail est l’atout principal. Contrairement à des baux classiques 3 / 6 / 9 engageant la société sur des périodes triennales fixes, la sous-location est une solution plus souple. Les petites structures qui débutent peuvent ainsi s’émanciper des commerciaux classiques et rigides. Grâce à la sous-location de bureaux, elles s’engagent sur une courte période en prenant des locaux non pas loués au mètre carré, mais bien souvent au poste. Les frais d’installation pouvant être nombreux lors de la création d’une entreprise, sont dès lors limités. Les jeunes entrepreneurs au démarrage de leur activité ou ayant une activité naissante y trouveront donc leur compte.

De plus, dans le cas où les sous-locataires ont été sélectionnés avec soin et qu’ils appartiennent au même écosystème que le locataire, ils peuvent bénéficier d’un appui et de conseils bienveillants de la part de l’entreprise locataire. À l’image des incubateurs de start-up, des synergies se développent et une atmosphère collaborative émerge entre les sociétés colocataires d’un même espace de travail. Le locataire, bien souvent de taille plus importante et plus expérimentée, partage ses bonnes pratiques avec le sous-locataire favorisant de potentielles synergies.

Enfin, en sous-louant un bureau ce n’est pas uniquement la surface de travail qui est partagée entre plusieurs sociétés. Si vous choisissez d’effectuer un contrat de prestations de service, type électricité, chauffage, fibre (etc…) sont, eux aussi, partagés. La gestion administrative s’en trouve évidemment simplifiée puisque le sous-locataire n’a pas besoin de souscrire à ces divers contrats. Lors du changement de bureaux, il n’a pas à se charger de résilier les différents contrats. Les démarches administratives et les coûts sont donc limités.

3. Comment sous-louer ses bureaux ou rechercher une sous-location ?

Faire appel à un intermédiaire expert du domaine

Consulter un broker, également appelé consultant en immobilier de bureaux, est une solution qui permet d’économiser du temps et de trouver facilement un bien adapté à votre cahier des charges. Lieu idéal, loyer, taille des locaux, équipements, accessibilité autant de critères de recherche que le broker prendra en compte pour vous proposer une sélection de biens qui corresponde à vos critères.

Pour sous-louer ses bureaux, il est également possible de faire appel à un intermédiaire comme Spliit, spécialiste en immobilier de bureaux sur Paris et plus particulièrement expert de la location de bureaux. En plus de vous accompagner pour vous proposer des offres adaptées à votre besoin, sa particularité est de vous donner accès à toutes les offres du marché (et notamment la sous-location) via son outil digital.

Première étape (coté locataire) : obtenir l’accord du bailleur

Comme indiqué précédemment, l’article L145-31 du Code de commerce indique que « sauf stipulation contraire au bail ou accord du bailleur, toute sous-location totale ou partielle est interdite ».

Il arrive que le bail contienne une clause concernant la sous-location de bureaux. Si ce n’est pas le cas, le locataire a l’obligation d’avertir le bailleur de sa volonté de sous-louer le bureau. Pour ce faire, il doit l’informer par acte extrajudiciaire souvent dressé par un huissier de justice, ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre doit idéalement comporter la date de signature du bail, l’adresse des locaux sous loués, l’identité du sous-locataire ainsi que la date et le lieu de signature de l’acte de sous-location.

Le bailleur dispose ensuite d’un délai de 15 jours pour faire connaître sa décision au preneur. S’il ne se manifeste pas, le contrat de sous-location de bureaux pourra être conclu par accord tacite. Il a également la possibilité de refuser la sous-location sans fournir de motif spécifique au locataire.

Dans le cas où le locataire sous-loue le bien immobilier sans avoir reçu d’accord, il s’expose au versement d’une indemnité d’occupation au propriétaire jusqu’à ce que le sous-locataire libère les lieux. De son côté, le bailleur pourra refuser de renouveler le bail sans verser d’indemnité d’éviction.

Formaliser contractuellement la sous-location

Pour conclure légalement une sous-location d’un bureau, le contrat doit mentionner un certain nombre de points :

• l’identité du locataire et du sous-locataire
• l’objet du bail avec l’adresse des bureaux sous-loués
• la durée de la sous-location : elle ne peut pas dépasser de 36 mois.
• le montant et les termes du règlement du loyer
• le montant des charges à répartir pour règlement sur justificatif entre le locataire initial et le sous-locataire
• la destination des lieux, c’est-à-dire l’activité qui sera exercée dans les bureaux par le sous-locataire
• les obligations des deux parties concernant notamment l’entretien des locaux et le devoir d’information du propriétaire en cas d’éventuelles réparations ou travaux
• l’interdiction du sous-locataire de sous-louer les locaux à un tiers
• la responsabilité du sous-locataire et du locataire à l’égard du propriétaire
• le montant du dépôt de garantie du sous-locataire

De nombreux modèles de contrats de sous-location sont disponibles sur internet.

En signant, le sous-locataire bénéficie des mêmes droits que le locataire, mais il a l’avantage de bénéficier de plus de souplesse sur la durée de la sous-location de son bureau.

Le contrat de prestations de services

Le contrat de sous-location permet de convenir de la location d’un espace de travail, mais il ne prend pas en compte tous les services additionnels dont le sous-locataire aura besoin. Ainsi le règlement des charges nécessaire au bon fonctionnement d’un bureau tel que les frais d’électricité, de chauffage, d’internet, de ménage etc n’est généralement pas inclus dans ce contrat de sous-location. Il en est de même pour l’accès aux salles de réunion et autres espaces communs, mais aussi pour les postes de travail mobilier de bureau disponible sur place pour chaque poste. Si le locataire souhaite formaliser le paiement de ses coûts, il est nécessaire qu’il signe avec le sous-locataire un contrat de prestation de services. Pour présenter un intérêt, il faut que les prestations proposées dans le bureau soient suffisamment importantes en termes de quantité pour qu’il soit nécessaire de les contractualiser.

Ce type de contrat permet d’avoir un espace de travail clé en mains. Il a émergé il y a quelques années dans le cadre de l’essor des espaces de coworking. Désormais, il est de plus en plus courant et de nombreuses entreprises y ont recours. Il est en effet particulièrement adapté aux start-ups et jeunes entrepreneurs ayant des incertitudes sur le devenir de leur business.

Dans ce cadre, le prestataire est le seul est unique interlocuteur du sous-locataire. Il lui assure un cadre de travail sain et bénéficiant de tous les équipements indispensables à l’exercice de son activité. Aucun autre frais que ceux listés dans le contrat, ne sera a priori à prendre en compte tout au long de la location.

Comme tout contrat, il doit contenir un certain nombre de champs obligatoires auxquels d’autres mentions facultatives peuvent ensuite être ajoutées. Les mentions obligatoires sont :

• Le détail de l’identité des deux entreprises concernées (structure juridique, nom, capital social, adresse du siège, RCS)
• L’objet du contrat de prestations de services
• La durée : généralement de 1 à 36 mois. Dans le cas d’un contrat à durée indéterminée, le préavis varie lui de 1 à 3 mois ce qui permet encore une fois de contourner la rigidité du bail commercial classique. En revanche, si le contrat est à durée déterminée, sauf dans le cas d’un commun accord, il est impossible de le résilier.
• Le prix et les modalités de règlement des prestations de services : l’article 1710 du Code Civil qualifie ce contrat de « louage d’ouvrage ». Il précise que les services qui y sont listés font l’objet d’une rémunération. Le coût de cette prestation de service varie évidemment selon le niveau de prestation fourni et la qualité de l’actif immobilier et de son emplacement.
• Les obligations de chacune des parties
• Les modalités de rupture du contrat ainsi que les sanctions qui dépendent de sa nature (à durée déterminée ou indéterminée)
• Les cas de forces majeures et autres clauses liées aux litiges
• Les modalités de résiliation et les éventuelles sanctions
• L’instance compétente en cas de litige (il faut cependant noter que ce contrat n’est pas un bail et qu’il n’est donc pas soumis au droit des baux commerciaux)

Pour être valable, ce contrat doit être paraphé et signé par les deux parties.

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