Dans quel cas sous-louer vos futurs bureaux ?

On vous le dit souvent, les bureaux représentent le deuxième poste de coût dans une entreprise. Ainsi bien choisir où installer son entreprise est un choix stratégique. Mais avant de penser à la localisation, un autre aspect est parfois sous-estimé : quel type de bail est le plus adapté à mon entreprise ?

Selon votre structure et votre vitesse de développement, la réponse sera évidemment différente. Si vous anticipez une croissance dynamique de vos effectifs, les baux classiques peuvent se révéler trop rigides dans le temps. Dans ce cas, la sous-location de bureaux peut être une solution plus adaptée.

Contrairement à certaines idées reçues, la sous-location de bureaux n'est pas une pratique à la marge utilisée par des entreprises en difficulté, mais une solution qui peut présenter de nombreux avantages et notamment de certaines phases de leur activité. Dans cet article, on vous explique dans quels cas il est plus intéressant de sous-louer vos futurs bureaux.

La sous-location de bureaux : une solution alternative au bail classique

En quoi consiste exactement la sous-location de bureaux pour une entreprise ? Il s’agit pour un professionnel de louer des locaux, partiellement ou en totalité, à un autre professionnel sans en être le propriétaire mais en sa qualité de locataire.

Les principales caractéristiques de la sous-location

Cette pratique est encadrée par la loi selon les principes suivants :

• Selon le code du commerce, la sous-location est par principe interdite. Elle peut néanmoins faire l’objet d’une autorisation expresse du bailleur, soit dans le contrat de bail lui-même, soit à la suite d’une requête du locataire effectuée par lettre recommandée.
• La sous-location de bureau ne change rien aux obligations mutuelles entre le bailleur et le locataire principal. Ce dernier devient toutefois le bailleur du « sous locataire» et doit se comporter comme tel pendant toute la durée de la sous-location. Il endosse également le rôle d’intermédiaire entre le propriétaire et le sous-locataire car il n’existe aucun lien juridique entre ces derniers.
• Le locataire principal ne peut conférer au sous-locataire plus de droits qu’il n’en bénéficie lui-même dans son propre bail.
• L’activité exercée doit être identique à celle du locataire, sauf autorisation spécifique du propriétaire

Une solution qui se démocratise à l'ère post-covid

La pandémie du Covid a directement impacté le rapport des entreprises avec les locaux qu’elles exploitent pour leur activité. La démocratisation du télétravail, associée aux jauges de personnel préconisées pour respecter les normes sanitaires, est venue se greffer aux questions déjà latentes relatives au souhait des entreprises de faire des économies. Par conséquent, la location de bureaux devient plus flexible dans son usage et plus souple dans sa formalisation contractuelle. Les surfaces sont alors aménagées pour laisser plus de place aux espaces de coworking et les baux de courte durée sont privilégiés.

Pourquoi sous-louer vos futurs bureaux présente des avantages ?

Sous-louer les bureaux que vous envisagez d’occuper pour exercer votre activité présente des avantages certains dans de nombreux cas, deux en particulier. Certes, on pense souvent à la sous-location pour le bureau que l’on quitte afin de ne pas payer son loyer jusqu’à l’échéance du bail résilié concomitamment à celui du nouveau que l’on occupe déjà. Mais cela n’est pas le seul contexte où elle est utile.

Vous lancez votre activité

Si vous êtes une startup qui souhaite lancer son activité, la première année sera très certainement une période d’observation pendant laquelle vous allez tester votre budget. Dans ces conditions, ne pas partir d’emblée sur un bail commercial « 3/6/9 », c’est-à-dire d’une durée de 9 ans résiliable qu’à partir de la 3ème année, peut s’avérer intéressant. En effet, peut-être que le local que vous allez louer les 12 premiers mois aura un montant de loyer trop lourd. La sous-location permet alors de ne s’engager que sur quelques mois et d’aviser pour la suite.

Votre structure est en pleine croissance

D’un autre côté, votre entreprise peut se trouver dans une phase évolutive favorable pendant laquelle votre masse salariale augmente. Si cette croissance n’a pas été suffisamment anticipée, vous vous trouverez rapidement à l’étroit dans vos locaux. Avec la sous-location, vous vous offrez la possibilité de changer d'espace et adaptée la surface qui vous est nécessaire au fur et à mesure de la croissance de vos effectifs.

Les conseils pour réussir à sous-louer vos futurs bureaux

En cas de sous-location irrégulière, le sous-locataire illégitime ne bénéficie pas notamment de la protection du bail commercial et le locataire principal peut être condamné à verser au bailleur une indemnité d’occupation jusqu’à la libération des lieux.

Inviter le propriétaire du local à participer à l’acte

Comme vu précédemment, l’accord du bailleur ne se préjuge pas car il peut être refusé. Mais une fois son aval obtenu, vous devez le faire participer à l’acte, c’est-à-dire lui faire contresigner le contrat de sous-location de vos futurs bureaux. Il vous sera ainsi possible de lui opposer les conditions de votre bail commercial, comme le droit au renouvellement, en cas de conflit. Cependant, si le propriétaire concourt à l’acte, il a un droit de regard sur son contenu.

Définir précisément les conditions et obligations de la sous-location dans le contrat

C’est le locataire principal qui a la charge de la rédaction du contrat de sous-location. Il est donc important de vérifier que certaines informations y apparaissent, telles que :

• La durée

Celle-ci est librement fixée entre les parties mais ne peut excéder celle du bail initial signé entre bailleur et locataire. A défaut de mention, le contrat de sous-location sera de même durée.

• La surface

Si les bureaux sous-loués ne le sont pas en totalité de telle manière à créer un espace de coworking, il est fortement conseillé de détailler les surfaces et/ou les salles qui seront occupées par le sous-locataire et objet du bail.

• Le loyer

Selon le budget que vous avez prédéfini, le loyer convenu avec le locataire principal doit être clairement noté sur le bail, étant précisé que son montant ne peut excéder le loyer initial prévu avec le bailleur.

• Les besoins en termes de mobilier et d’équipement

Afin d’éviter les mésententes avec votre « locataire bailleur », pensez également à déterminer vos besoins pour l’occupation des locaux : nombre de postes, de salles de réunion, cuisines, etc.

Faire appel à un broker expert en immobilier d’entreprise

Pour vous aider dans votre recherche et trouver les bureaux en sous-location qui vous correspondent, il est judicieux d’avoir recours à un professionnel de l’immobilier d’entreprise.

Il est en effet à même de vous proposer une prestation de service plutôt qu’un bail commercial classique afin de répondre à vos besoins de flexibilité et de rapidité. Sa connaissance du marché est un réel atout.

Conclusion

Que ce soit à Paris ou en région, le constat est le même : la conjoncture économique actuelle conduit les professionnels à plus de souplesse dans leur manière de gérer leur activité. Dans ce contexte en pleine mutation, la sous-location de bureaux répond parfaitement aux nouvelles attentes des entreprises. Mais elle contribue également à créer de nouvelles habitudes de travail telles que la création d’un réseau lorsque les sous-locataires choisissent de partager les locaux avec d’autres professionnels d’un même secteur.