Comment réussir sa location de bureaux à Paris ?

Comment réussir sa location de bureaux à Paris ?

Tout entrepreneur se pose la question de ses locaux professionnels, en phase de création puis à chaque étape de croissance. Si certains rêvent de travailler au bord de la mer, une localisation de bureaux au cœur de Paris présente des avantages : pratique pour les collaborateurs, prestigieux pour les clients, facilement accessible à tous, y compris aux clients internationaux. Aujourd’hui, les nouveaux modes de travail hybrides réinventent la location de bureaux à Paris de différentes manières. Comme tout pilier du succès de l’entreprise, le choix du local professionnel fait l’objet d’une gestion de projet sérieuse. Le tour d’horizon complet des questions à résoudre pour réussir sa location de bureaux à Paris.

I. Comment déterminer vos besoins pour vos futurs bureaux à Paris ?

La définition complète de vos besoins en termes d’espaces professionnels se détermine par le nombre de postes, les impératifs d’agencement, le budget et les services. C’est la première étape indispensable avant de choisir vos futurs bureaux.

Définir vos besoins en termes de surface

Quelle est la surface idéale d’espace professionnel par salarié ? La question n’est pas si simple. Pour évaluer la superficie nécessaire à l’entreprise, vous estimez déjà le nombre de collaborateurs actuels ou futurs, selon vos projections de croissance sur une période minimum de 12 à 24 mois).

Déterminez ensuite :

• combien de collaborateurs travaillent en permanence au bureau,
• combien de collaborateurs ont besoin d’être isolés pour des raisons de confidentialité ou de concentration,
• combien sont fréquemment en déplacement ou en rendez-vous (et peuvent partager un même espace de travail flexible).

Êtes-vous adepte de l’intelligence collective ou du brainstorming dans un espace collectif en open-space ? Plutôt chacun enfermé dans son bureau pour travailler au calme avec une  concentration maximale ? L’ambiance générale et les méthodes de travail dans l’entreprise sont également déterminantes pour définir vos besoins en termes de locaux professionnels.

Les équipements technologiques sont tout aussi importants à checker avant de choisir ses bureaux : si chacun est doté d’un ordinateur portable et d’un smartphone, le flex office s’envisage plus simplement. Si vos commerciaux disposent simplement d'une tablette, des postes de travail avec ordinateur doivent être disponibles.

Existe-t-il une surface idéale de bureaux ? On parle souvent de 4 m2 ou 5 m2 par personne et par espace de travail. L’espace de travail représente la moitié environ des locaux auxquels il convient d'ajouter les espaces communs et les espaces utilitaires (sanitaires, couloirs, locaux techniques, etc.). Ainsi, la superficie totale de bureaux à prévoir par personne tourne autour de 7 à 11 m2 environ.

Le Code du travail impose des règles en matière d’hygiène, de sécurité et de santé au travail. Par exemple, le nombre de salariés imposera le nombre de sanitaires nécessaires. La température minimale, la luminosité sont quelques-uns des paramètres à prendre en compte pour être en conformité avec les règles de santé au travail et offrir une qualité de vie au travail au top à vos salariés.

Déterminer vos besoins en termes d’agencement

Au-delà des besoins par poste de travail, comment imaginez-vous l’organisation des espaces au sein de vos bureaux parisiens ? Avez-vous besoin d’une grande salle de réunion pour accueillir des formations ou des groupes ? De plusieurs petites salles de réunion pour accueillir plusieurs clients sur les mêmes horaires ?

Côté vie de l’entreprise, vous penchez pour la grande cuisine conviviale dans laquelle tous les collaborateurs déjeunent ensemble ou pour l’espace réduit au frigo et au micro-ondes pour déjeuner rapidement. Et la pause café ? Elle peut se réinventer sur une terrasse ombragée ou un rooftop en plein cœur de Paris...

Les bureaux de l’entreprise constituent aussi un outil de communication : marque employeur pour les collaborateurs et image de marque pour les clients et partenaires. Cela vous aide à définir le standing de l’immeuble, les espaces de détente ou de bien-être des salariés, etc.

Définir le budget de vos bureaux à Paris

Dans votre business plan initial ou dans votre plan de trésorerie annuel, la location de bureaux constitue une charge fixe plus ou moins importante. Le budget est à déterminer en considérant la croissance des effectifs dans un avenir proche. En effet, louer des bureaux trop grands implique une perte de trésorerie à court terme. Mais devoir déménager faute de place représente également un coût important : non seulement le coût et le temps du déménagement mais aussi le dépôt de garantie, les travaux, l’indemnité de départ le cas échéant.

Trouver le juste équilibre et anticiper la croissance sont complexes. Des solutions existent et sont relativement simples à mettre en place : prévoir des locaux modulables pour transformer facilement une salle de réunion en deux bureaux par exemple. C’est là où le choix entre immeuble ancien de standing et immeuble moderne plus adaptable est souvent déterminant. Les travaux fréquents de cloisonnement / décloisonnement peuvent rapidement représenter un budget à part entière.

Déterminer vos besoins en termes de services ou facility management

Le bien-être au travail est une des questions clés des talents de la génération Z. Dans un marché de l’emploi en tension, les jeunes cadres veulent un poste répondant à leur quête de sens, bien payé et offrant une qualité de vie en entreprise agréable. Et cela va naturellement au-delà du baby foot dans l’entrée !

Pour améliorer la qualité de vie de vos collaborateurs, étudiez les services possibles : parking, proximité des stations de métro et bus, présence d’un restaurant d’entreprise, conciergerie, etc. Dans certains arrondissements de Paris, les salariés ne veulent pas être contraints de déjeuner à l’extérieur tous les midis, même si vous fournissez des titres-restaurant, compte tenu des prix pratiqués dans certains quartiers.

L’accessibilité en transports en commun comme en voiture ou en vélo est aussi un point clé pour vos clients. L’avantage de disposer de locaux professionnels à Paris doit être la facilité d’accès. Ainsi, vous offrez des rencontres physiques plutôt qu’une multiplication de visioconférences.

A ce titre, quel accueil est réservé à vos visiteurs ? Une hôtesse d’accueil est-elle présente pour les guider ou doivent-ils se contenter d’un panneau d’affichage ?  Le hall d’entrée dispose-t-il d’endroits confortables pour patienter ? Avant de vous décider, imaginez-vous en client de votre entreprise pour apprécier l’endroit. Une connexion Wi-Fi ouverte pour les invités évite par exemple les interminables problèmes de mots de passe et simplifie l’arrivée de vos clients. Et proposer un café ou un thé dès l’accueil fait toujours bonne impression.

Et le ménage ? Disposer de locaux professionnels propres est le minimum. C’est devenu depuis la crise sanitaire un impératif. Les services de ménage, de maintenance informatique et de facility management libèrent vos équipes des soucis du quotidien. Comme ça, ils se concentrent à 100 % sur leur mission !

II. Quel secteur parisien privilégier pour vos bureaux ?

Vous avez maintenant une idée de la superficie, du budget et des services. Mais vous ne pouvez pas chercher des bureaux dans toute la région parisienne. Pour limiter votre recherche de locaux professionnels à une zone géographique plus précise, identifiez les avantages et inconvénients de la location de bureaux dans Paris intra muros et dans la proche banlieue.

La proximité des transports en cas de télétravail

Avant même de choisir un endroit, votre approche sera différente si vos équipes travaillent partiellement en remote. Que ce soit 1 jour ou 3 jours par semaine, cela implique des bureaux accessibles, y compris depuis la province. Vous n’imposerez pas à vos collaborateurs de demeurer parisien quand ils peuvent être efficaces au bord d’un lac ou dans un jardin. Le boom des résidences semi-principales depuis le confinement de 2020 a montré une autre façon de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Dans ce cas, vous aurez tendance à privilégier une location de bureaux près de la gare Montparnasse, de la gare de Lyon ou de toute autre gare parisienne.

Si vous décidez d’étendre le télétravail dans l’entreprise, des espaces de co-working conviendront parfaitement pour réunir toute l’équipe périodiquement. Le flex-office se développe partout avec une nouvelle image du poste de travail. A chaque moment de la journée ou selon les tâches à réaliser, le salarié s’installe sur la terrasse, dans un espace bulle, dans un bureau ou dans un espace de création collectif. En 2030, un bâtiment du tertiaire sur 2 suivra une logique de flex-office, d’après le cabinet Greenworking. Les avantages sont nombreux : baisse des coûts, baisse des émissions carbone, amélioration de la qualité de vie des salariés, etc. L’avenir est aux bureaux plus petits, mieux situés et mieux pensés.

Des bureaux dans des arrondissements centraux

L’hypercentre de Paris offre un accès rapide à tous les transports. Louer des bureaux près de Châtelet les rend accessibles de n’importe quel point de la région parisienne dans les meilleurs délais. Chaque quartier de Paris dispose d’une âme qui attire certains secteurs d’activité. Il existe aussi des effets de mode, mais Paris demeure toujours Paris !

Et pourquoi pas une location de bureaux à Paris 8 ? Le 8e arrondissement est également très accessible et concentre de nombreuses offres. En outre, il permet de rejoindre le quartier des affaires de la Défense en un temps record. A Paris 9, les offres dans le bel ancien peuvent s’avérer moins chères qu’une location de bureaux dans le 8e tout en présentant l’avantage de l’accessibilité.

Côté marque employeur, des bureaux au cœur de Paris font rêver les collaborateurs. Le shopping à l’heure du déjeuner, l’afterwork dans un bar branché, le concert après la journée de boulot, etc. Ils profitent ainsi des petits plaisirs de la capitale.

Des bureaux en petite couronne pour les loyers plus économiques

Les prix des loyers des bureaux à Paris dépassent votre budget ? Peut-être allez-vous vous diriger vers la petite couronne pour trouver votre bonheur. Parfaitement desservies par les transports en commun, les communes de proche banlieue sont parfois plus rapides à rejoindre en voiture que le cœur de la capitale. Elles proposent surtout des loyers inférieurs à ceux des bureaux parisiens.

Il est alors judicieux d’étudier la location de bureaux à Neuilly sur Seine, Levallois-Perret ou Courbevoie pour être tout prêt du quartier d’affaires de la Défense.

III. Quel type de bail pour la location de bureaux ?

2 grands types de solutions s’offrent à vous pour réussir sa location de bureaux à Paris, en fonction de la durée : un bail de longue durée pour assurer la stabilité des prix et des locaux dans le temps ou un bail de courte durée pour plus de flexibilité. 

Les baux de longue durée pour s'assurer une stabilité dans le temps

Conclure un bail de longue durée offre une stabilité, qui peut être un atout auprès de vos partenaires financiers ou en cas d’évolution des prix. Ce schéma est privilégié pour les entreprises déjà lancées qui stabilisent leur activité et leurs effectifs. Signer un bail commercial ou bail 3/6/9 vous protège pendant au minimum 9 ans ! En effet, le loyer est révisable par période triennale mais l’augmentation est plafonnée sur l’indice du coût de la construction. Et n’oublions pas qu’à l’issue des 9 ans, le refus de renouvellement du bail commercial peut ouvrir droit au versement d’une indemnité d’éviction. Attention à la rédaction des clauses d’un bail commercial pour louer des bureaux : lors du renouvellement, le loyer d’un bail de bureau n’est pas plafonné mais est soumis à la valeur locative. Pour cela, l**’usage exclusif de bureau** doit avoir été spécifié dans le bail commercial.

Les professions libérales peuvent également s’intéresser au bail professionnel, d’une durée de 6 ans minimum. Il est plus souple que le bail commercial et accorde une grande liberté contractuelle.

Dans tous les cas, prendre des locaux plus grands que nécessaires permet soit de sous-louer ses bureaux pour rentabiliser, soit de bénéficier d’une croissance des effectifs très rapide sans déménager.

Les baux de courte durée pour plus de flexibilité

Le bail de courte durée est une bonne idée pour louer des bureaux à Paris. Les entreprises en phase de démarrage, les startups, les entreprises à croissance rapide peuvent avoir intérêt à limiter leur engagement sur moins de 24 mois.

Attention à la rédaction du bail de courte durée ! Moins encadré que le bail commercial ou que le bail professionnel, le bail de courte durée impose une attention particulière à chaque clause : loyer, indexation, départ, garantie, etc. Enfin, le bail de courte durée pour des bureaux ne peut pas dépasser la limite de 24 mois. Au 1er jour de la 3e année, si vous êtes encore sur place, le bail se transforme automatiquement en bail commercial, avec toutes les conséquences attachées au bail 3/6/9.

Dans les centres d’affaires ou les pépinières d’entreprises, vous signerez le plus souvent un bail de courte durée. Les pépinières apportent en plus des bureaux un accompagnement financier, juridique et technique propice au développement de l’entreprise récemment créée. Il existe également des incubateurs pour les jeunes pousses qui peuvent également proposer des locaux professionnels partagés.

Les autres solutions.

Il existe d’autres solutions pour prendre des bureaux à Paris : l’achat des bureaux par l’entreprise ou par les associés au sein d’une SCI (société civile immobilière) peut permettre d’investir à long terme.

A l’opposé, si le télétravail se renforce depuis la crise sanitaire, vous pouvez envisager de retrouver vos collaborateurs uniquement dans des espaces de co-working loués ponctuellement.

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IV. Comment trouver les meilleures offres de location de bureaux à Paris ?

Le bouche-à-oreille fonctionne encore, à condition de ne pas être pressé ! Trouver la bonne offre bien située au bon prix par votre réseau personnel ou professionnel risque de prendre du temps. Or, que vous soyez en phase de lancement de votre entreprise ou en phase de croissance, si vous êtes à l’étroit dans vos bureaux actuels, ce n’est pas la méthode efficace pour trouver rapidement de nouveaux locaux professionnels.

Vous pouvez aussi confier à votre facility manager la recherche de la perle rare. Mais cumuler une recherche immobilière avec un métier à temps plein n’est pas synonyme de réussite ! L’immobilier parisien, pour l’habitation comme pour les locaux professionnels, impose une réactivité pour dénicher les bonnes affaires. Réussir sa location de bureaux à Paris nécessite une organisation et un rythme importants.

L’autre solution ? Faire appel à un expert du marché de la location de bureaux à Paris. Une fois votre besoin clairement défini, il vous assure de trouver les meilleures offres disponibles. Un bureau avec vue sur le Champ de Mars ou un espace en open space au pied de l’Opéra Garnier ? Non seulement il cherche et trouve les bureaux correspondants à vos besoins, mais il vérifie les clauses du bail et négocie avec le propriétaire.

Un expert de l’immobilier commercial dispose d’un carnet d’adresses. Dès que votre demande est précisée avec lui, il active son réseau pour dénicher le bureau idéal. Sa vision du marché immobilier le rend plus apte à négocier avec un propriétaire puisqu’il bénéficie d’une connaissance pointue des emplacements prisés, des surfaces les plus demandées, de la pénurie de biens sur un secteur, etc.

C’est l’assurance d’être bien accompagné pour louer ses bureaux à Paris. L’engagement est maîtrisé, les garanties et paiements dus sont clairs. Vous gagnez du temps et bénéficiez des meilleures offres, quelle que soit votre demande. Comme une entreprise sur 2, vous voulez installer votre siège social à Paris ? Faites appel à un professionnel de l’immobilier d’entreprise pour louer vos bureaux à Paris. La transparence et l’efficacité d’un expert sont essentielles. La parfaite connaissance de l’immobilier parisien et des besoins des entreprises rend leur accompagnement indispensable. Réussir sa location de bureaux en région parisienne est enfin simple !