7 conseils pour aménager vos bureaux

Vous avez repéré le local idéal pour installer vos bureaux et vous vous voyez déjà installé devant votre écran d’ordinateur… Pas de précipitation ! L’aménagement de bureaux requiert un travail de préparation en amont. La rédaction d’un cahier des charges permet en effet de se projeter. Cette démarche de réflexion préliminaire consiste à lister vos attentes en matière de bureaux, en tenant compte de la taille de votre entreprise et du nombre de collaborateurs. Prenez le temps de vous renseigner sur les dernières tendances en matière d’aménagement de bureau. Le flex-office est-il adapté à votre activité ? Comment gérer la réservation de vos postes partagés ? Quels équipements choisir pour vos salles de réunions ? Comment aménager votre hall d’accueil ? L’intervention d’un professionnel peut apporter un précieux coup de pouce ! Votre travail de préparation doit également tenir compte de votre stratégie de développement pour l’entreprise. Inutile de foncer tête baissée dans des aménagements coûteux si vous prévoyez une croissance à deux chiffres ; vous aurez sans doute besoin de changer de locaux très rapidement. Ne négligez pas ce travail de projection qui permet de cerner vos attentes et d'estimer une enveloppe globale de travaux. Découvrez ici nos 7 conseils pour aménager vos bureaux.

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1. Adaptez votre aménagement selon votre organisation
 

La gestion des espaces de travail est un réel enjeu stratégique, car elle permet d’améliorer les performances de l’entreprise. La rédaction d’un cahier des charges permet de définir les besoins spécifiques de vos collaborateurs. Les problématiques et les choix d’aménagement seront différents selon le niveau de cloisonnement choisi. Si votre activité requiert de nombreux bureaux privatifs, il faudra penser à optimiser l’espace pour leur distribution. Si vous souhaitez au contraire mettre l’accent sur un grand volume partagé, il conviendra de créer différentes ambiances de travail en alternant postes de travail, salles de réunion et espaces de détente.

La tendance est au nomadisme, mixant télétravail et flex-office. Mais ce dernier peut prendre des formes multiples selon l’activité de l’entreprise et les besoins des salariés. Il est parfois intégré de façon hybride à certaines équipes seulement. Le flex-office permet de répondre efficacement à la baisse du taux d’occupation des postes. En mutualisant les espaces de travail, le bureau partagé permet de faire des économies de surface et d’améliorer la gestion des flux de salariés. Les bureaux sont souvent organisés autour d’un open-space incluant des postes fixes, des espaces plus informels et des meeting room. Cela n’exclut pas d’avoir recours à des bureaux fermés, attribués ou en libre accès. Privatives ou partagées, ces zones de travail s’intègrent dans un ensemble harmonieux à l’identité affirmée.

La flexibilité dans l’aménagement des bureaux offre également une alternative à la rigidité des baux professionnels. En quête d’optimisation, les locataires de grands espaces proposent une partie de leurs bureaux à la sous-location. Le contrat arrange tout le monde. D’un côté, le titulaire d’un espace sous utilisé génère un complément de revenu. De l’autre, le sous-locataire bénéficie d’un contrat beaucoup plus souple qu’un bail classique, moins engageant sur le long terme. Mais la sous-location de ne s’improvise pas. C’est un paramètre à envisager dès l’aménagement de vos bureaux, afin de pouvoir proposer une salle d’attente, une certaine confidentialité ou un accès indépendant aux sanitaires par exemple.
 

2. Faites appel à un architecte d'intérieur pour aménager vos bureaux
 

Votre architecte d'intérieur est spécialisé dans l’aménagement des espaces. Une première discussion permet de cerner vos besoins et de hiérarchiser vos priorités. Il s'adapte à votre cahier des charges pour répondre aux diverses problématiques de décoration, de luminosité et d’optimisation de la surface de bureaux. Il est à l’écoute de votre projet et de vos attentes. Il peut ainsi concevoir une solution d’aménagement sur-mesure, en tenant compte de vos contraintes d’organisation, de lieu et de budget.

Votre professionnel est par ailleurs force de proposition concernant le choix du mobilier et des matériaux. Ses moodboard suggèrent différentes ambiances et autant de solutions pour vos tables, chaises et luminaires. Il permet également de visualiser le rendu final sur plans et propose souvent une modélisation 3D afin de mieux appréhender les différents espaces. Ses propositions d’aménagement intègrent des espaces lumineux et conviviaux pour favoriser le bien-être au travail. Elles présentent également des solutions malignes et esthétiques pour le rangement et le classement. Autant de paramètres qui jouent sur le confort et la créativité de vos employés.

Faire appel à un architecte d’intérieur, c’est aussi bénéficier d’une prestation complète jusqu’à l’achèvement des travaux. Il vous accompagne dans le choix des prestataires et assure un suivi tout au long des travaux. Il a l’habitude de travailler avec des équipes d’artisans et d'orchestrer les différents corps de métier présents sur le chantier. Son intervention vous libère des nombreuses réunions de chantier, ce qui vous fait gagner un temps précieux pour vous concentrer sur votre activité. Son expertise permet aussi de déceler les malfaçons et d’y remédier rapidement afin de maîtriser les délais et les coûts. Il assiste enfin à la réunion de remise du chantier, pour valider l’ouvrage et noter des réserves le cas échéant. Votre espace de travail vous est alors livré clé en main.
 

3. Cultivez votre image de marque et développez votre culture d'entreprise
 

Rien de tel que d’impliquer vos salariés dans le projet d’aménagement. Ils sont les premiers concernés par les locaux. Vous pouvez ainsi les consulter en amont par le biais d’une boite à idée ou d’un sondage. C’est un facteur majeur de motivation et de cohésion dans l’entreprise. Respecter leurs besoins, c’est aussi s’assurer de salariés heureux dans leur travail et, par conséquent, plus productifs. Cela permet de créer une ambiance qui reflète l’image de marque et la culture intrinsèque de votre entreprise.

Comme un message informel, un aménagement soigné fait également forte impression auprès des clients, comme des potentiels candidats pour vos équipes. Les locaux de bureau sont, en effet, devenus un véritable critère d’embauche chez les jeunes. Convivialité, conscience écologique, tendance design, qualité de vie… Autant de valeurs qui reflètent l’ADN de l’entreprise. Attentifs à leur bien-être professionnel, les salariés sont désormais « hypersensibles » à leur environnement de travail. Si la crise sanitaire n’est pas étrangère à cette mutation, cela révèle une tendance plus profonde.

Le succès du télétravail a largement contribué à dépeupler les bureaux. Pour lutter contre ce phénomène, les entreprises sont nombreuses à déployer des solutions nomades pour aménager leurs locaux. Le desk-sharing permet ainsi de proposer des zones de travail variées. Il reprend les codes du coworking pour casser la monotonie du bureau traditionnel. Ce faisant, l’entreprise devient plus agile dans la répartition de ses équipes dans l'espace, selon la nature des tâches à accomplir. Cette modularité permet aux employés de créer des liens nouveaux entre les collaborateurs et stimule leur créativité. L’entreprise intègre généralement de nouveaux outils pour pouvoir échanger en toute sécurité, réserver les postes de travail. Elle peut même organiser des réunions mêlant présentiel et distanciel, sans avoir à tenir compte de contraintes géographiques.
 

4. Végétalisez votre espace
 

Une étude menée par le Baromètre Edenred-Ipsos en 2016 a révélé que les Français étaient bien moins heureux que leurs homologues européens en matière de bien-être au travail. Interrogés parmi 100 000 salariés dans 15 pays d’Europe, seuls 67 % d’entre eux se déclaraient alors satisfaits de leurs conditions d’exercice. En cause notamment : le manque d’attention accordée aux salariés et l’inadaptabilité du cadre de travail. Or, on constate que la des espaces de bureaux tend à apporter un certain équilibre.

La présence de plantes au bureau est en effet une source de bien-être pour les salariés d’une entreprise. La recherche a d’ailleurs mis en évidence un lien tangible entre la présence de plantes et la baisse du niveau d’absentéisme. Le contact avec les végétaux et les espaces verts s’impose même comme un vecteur de productivité. La végétation contribue à réduire le stress et donne une coloration apaisante à l’environnement de travail. Elle joue en outre un rôle important dans l’assainissement de l’air dans les bureaux, en réduisant le CO2 de 50 % et en limitant la prolifération de moisissures et autres bactéries. Attention toutefois à l’effet négatif de plantes non entretenues ! L’idéal est d’opter pour des variétés qui résistent à la chaleur et qui demandent peu d’arrosage, comme le cactus, l’Aloe Vera ou le lierre.

Plantes d’intérieur, rooftop et terrasses végétalisées, voire potager en toiture… Les solutions de végétalisation sont nombreuses. Elles s’adaptent à vos immeubles de bureaux, même les plus urbains ! N’hésitez pas à prendre les conseils d’un professionnel qui saura vous orienter en fonction de la configuration de vos locaux et de votre budget. Les espaces extérieurs sont particulièrement prisés des employés. Ils viennent s’y ressourcer le temps d’une pause au soleil. Ce sont aussi des lieux d’échanges qui nourrissent la créativité des salariés. Ils deviennent parfois de véritables points névralgiques dans la société où s’organisent des événements festifs pour cultiver la cohésion dans les équipes.
 

5. Soignez votre offre de boissons et de snacking
 

Consommé dès le matin, avant même d’attaquer un dossier, puis ponctuellement dans la journée, le café a une importance capitale dans l’entreprise. La machine à café est en effet un lieu d’échanges entre les employés, un vecteur de lien social. Elle permet de marquer une pause nécessaire pour maintenir un bon niveau de productivité tout au long de la journée de travail.

Mais cela pose une question en termes de management : faut-il offrir le café à vos collaborateurs ? Cela peut être un bon point, même si cela représente un poste budgétaire non-négligeable. Les entreprises au petit budget peuvent préférer l’offrir seulement à certaines occasions. Il peut aussi être décidé d’un café illimité une seule journée par semaine. Ce rendez-vous récurrent permet d’ailleurs d’éviter les abus et la file d’attente interminable à la machine à café. Reste à définir le budget que vous souhaitez allouer à cet avantage afin de choisir la solution la mieux adaptée : distributeur à jetons, machine à dosettes ou machine professionnelle à grains de café. Quoi qu’il en soit, s’il est un point à ne pas négliger, c’est la qualité ! Selon une étude IFOP, 90 % des sondés estiment en effet qu’un bon café est une preuve de considération de la part des dirigeants.

Le même raisonnement opère en ce qui concerne les snacking mis à disposition de vos employés. Encore une fois, on ne peut que recommander de privilégier la qualité de l’offre à la quantité. Qu’ils soient offerts ou payants, les snakings doivent garantir une expérience gustative satisfaisante. Tantôt gourmand, tantôt healthy, le snack est presque un porte-étendard des valeurs de l’entreprise. En proposant une panière de fruits en libre-service, l’entreprise affiche par exemple sa volonté de proposer une alimentation saine et équilibrée à ses collaborateurs, souvent issue d’une agriculture locale et raisonnée. Ce faisant, elle dit haut et fort : « Je me soucie de votre bien-être et de votre santé ! »
 

6. Utilisez du mobilier d'occasion

Le mobilier de bureau peut coûter particulièrement cher lorsqu’il est neuf. Vous pouvez fort heureusement vous fournir sur le marché de l’occasion. Loin de l’image cheap qu’elle a pu véhiculer un temps, l’occasion est aujourd’hui très tendance en matière d’ameublement. Économique et écologique, le mobilier de bureau d’occasion a tout bon ! Même en excellent état, il peut devenir obsolète à l’occasion d’un déménagement ou d’une restructuration. Une nouvelle configuration des lieux ? Une réorganisation des espaces afin d’améliorer la productivité ? Les entreprises sont alors contraintes de changer leurs équipements. Ce sont autant d’opportunités de saisir un mobilier de seconde main pour aménager vos bureaux à moindre coût. Cela permet par ailleurs d’agir sur votre fiscalité en réduisant le temps d’amortissement.

Autre bon point du marché d’occasion : sa rapidité. L’acquisition de mobilier de bureau est en effet une tâche délicate compte tenu des délais de livraison annoncés. Votre aménagement peut ainsi être réalisé en quelques heures, là où il prendrait de longues semaines sur le marché du neuf. De nombreuses sociétés pratiquent la reprise, la revente, la révision et la réfection de meubles d’occasion. Elles proposent ainsi aux entreprises de résoudre la question du recyclage de leur ancien mobilier. Et elles garantissent aux autres l’achat d’un équipement propre et en bon état de marche. La société Bluedigo se positionne ainsi sur le créneau de l’aménageur éco-responsable. Le site propose des articles de bureau reconditionnés et du mobilier neuf éco-responsable pour équiper les locaux professionnels et les salariés en télétravail.

Le marché de l’occasion donne accès à de grandes marques de mobilier de design, comme Herman Miller. C’est l’occasion rêvée de faire une bonne affaire ! Certains décorateurs jouent d’ailleurs la carte du mix and match en composant une décoration hybride, mêlant le contemporain et le vintage. Ici une chaise industrielle, là un bureau des années 50, là-bas un porte-manteau signé d’un grand nom du design. L’objectif est de créer une atmosphère singulière en mêlant le confort, la modernité et la patte de l’ancien. C’est aussi une démarche forte sur le plan environnemental qui permet à l’entreprise de cultiver sa conscience écologique et de réduire son empreinte sur l’environnement.
 

7. Optez pour la phone-box dans l’open-space
 

Dernier point dont l'importance n’est pas à négliger pour aménager vos bureaux : la création d’espaces de travail isolés du bruit. Les salariés sont, en effet, nombreux à signaler des difficultés d’écoute et de concentration, notamment lors d’appels professionnels. Certains employés pointent aussi du doigt le manque de confidentialité lors d’échanges avec leurs clients. Pour autant, ils n’ont aucune envie de s’isoler au quotidien dans un bureau, car ils apprécient l’effervescence de l’open-space. La phone-box est une solution modulaire qui apporte une réponse concrète aux salariés pour leur permettre de s’isoler au calme.

Après avoir tourné le dos aux cabines téléphoniques dans les années 2000, les Français ne jurent que par ces capsules d’un genre nouveau dans les entreprises. La phone-box est un mobilier acoustique qui permet de passer des appels sans être perturbé par le bruit environnant et sans déranger les autres collaborateurs. Elle permet de cloisonner un espace ouvert et trop bruyant. Elle intègre des panneaux acoustiques qui absorbent le bruit et améliore le quotidien de la vie au bureau. Cela procure un sentiment de cocon et d’intimité, qui favorise la concentration des salariés sur leurs missions et assure une meilleure confidentialité dans l’espace de travail.

Selon le modèle choisi, la phone-box peut s’utiliser seul ou en petits groupes. Son budget varie en fonction de sa taille et de son niveau de finition. Le format cabine s’installe facilement et se déplace à volonté ! Tout comme son ancêtre, il propose un espace vitré, mais il se double d’un équipement confortable et d’un système de recyclage de l’air. Le format bulle offre un espace qui ressemble davantage à une salle de réunion, entièrement équipée. Sa finition auto-portante la rend modulaire et adaptable à de multiples locaux. Mais la phone-box peut aussi prendre la forme d’un simple fauteuil dont les accoudoirs intègrent des fonctionnalités acoustiques. Cette solution peu coûteuse et ultra-mobile est la clé pour aménager vos bureaux en proposant un espace design et flexible.