3 étapes pour mettre en place le flex-office dans son entreprise

Et si vous passiez au flex-office ? Ce concept tord le cou à l’image traditionnelle du bureau en proposant une nouvelle forme d’attribution des espaces de travail. Le bureau n’est plus un poste fixe affecté à un seul salarié. Il devient un outil dépersonnalisé, dynamique et flexible. Ce faisant, l’entreprise tend à rationaliser l’espace et à améliorer la gestion des flux de salariés. Avec le flex-office, l’employé devient nomade dans sa propre entreprise et réserve l’espace de travail dont il a besoin en fonction de ses objectifs journaliers. Fini les bureaux inutilisés par les salariés et les files d’attente interminables devant les salles de réunion ! Si le concept reste encore marginal en France, de plus en plus d’entreprises cèdent à l’appel du flex-office. L’avènement du digital et l’émergence de nouveaux outils d’organisation collaborative ne sont pas étrangers à son succès. Voici 3 étapes à respecter pour mettre en place le flex-office dans son entreprise👇

1. S'assurer de l'adhésion au projet de flex-office 🤝

Nouvelle culture d’entreprise

Le flex-office ne repose pas seulement sur une optimisation des espaces de bureaux. Il répond avant tout à une volonté de changement de culture dans l’entreprise, afin d’établir un nouveau rapport au travail. Les locaux sont le lieu où l’on vient travailler, mais aussi un lieu de socialisation et de réalisation humaine.

Le recours massif au télétravail, porté notamment par l’épidémie de Covid-19, n’est pas étranger à cette mutation. Les salariés souhaitent plus de bien-être au travail et sont avides de nouvelles performances. Parmi elles, le fait d’interagir facilement avec leurs collaborateurs. La mise à disposition de plateformes collaboratives, comme Slack ou la suite Google, modifie radicalement leurs habitudes de travail et permet la mise en place d’une organisation plus souple.

Le flex-office offre une alternative de travail, fondée sur la collaboration, la flexibilité et la reconnexion à l’humain. Ne pas avoir de bureau fixe est en effet un facteur d’échanges entre les employés. Cela permet de créer du lien entre les équipes et de développer une forte culture d’entreprise.

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Étude de projet

Il ne suffit pas de constater une chute du taux d’occupation des postes de travail pour justifier un passage au flex-office. Ce projet opère une véritable rupture avec le bureau, traditionnellement conçu comme l’incarnation du statut de l’employé dans la structure. Sa mise en place suppose donc une étude préalable, afin d’analyser les habitudes de travail de vos collaborateurs et d’évaluer leur maturité pour un tel changement.

Le desk-sharing propose une atmosphère singulière, alternant les espaces communs et les alcôves privatives pour une meilleure concentration. L’étude de projet permet de définir clairement vos objectifs et de déployer une organisation fidèle à vos besoins. Il convient notamment d’évaluer avec justesse le nombre de postes nécessaires afin d’éviter l’effet contre-productif d’une pénurie d’espace.

N'hésitez pas par ailleurs à questionner vos salariés quant à leur ressenti. Certains peuvent en effet être réticents à l’idée de fonctionner en bureaux partagés. Ce diagnostic interne permet de mesurer les chances d’adhésion des salariées et d’identifier les porteurs du projet, afin d’en défendre les valeurs.

2. Définir le fonctionnement de votre flex-office 👩‍💻

Choisir une organisation sur-mesure

D’une entreprise à l’autre, le flex-office repose sur une organisation variable. Il peut ainsi être déployé sur une période temporaire ou de façon permanente, voire s’organiser par période de rotation. Il peut aussi être intégré à l’ensemble de l’entreprise ou limité à certaines équipes.

Le flex-office s’inspire des codes du coworking en proposant des espaces communs disruptifs ou informels. La configuration des lieux et le choix du mobilier permettent de créer différentes ambiances de travail : postes en open-space, salles de réunion connectées, capsules acoustiques ou salons de détente. L’ensemble met l’accent sur une décoration forte, mettant à l’honneur le végétal et la luminosité, pour compenser l’absence de personnalisation.

Le confort des employés est placé au cœur du projet. Tout est pensé pour permettre aux collaborateurs d’échanger, sans pour autant perturber la concentration des ceux qui aspirent au calme. Il est donc indispensable de définir les règles de fonctionnement de votre flex-office et les bonnes pratiques.

Mettre en place les bonnes pratiques du flex-office

Le passage au flex-office implique la mise en place d’un guide d’utilisation. Ces bonnes pratiques reposent avant tout sur le respect des lieux et des personnes. Cela implique de libérer son bureau à la fin de chaque journée, afin d’en permettre l’utilisation par toute personne dès le lendemain. L’entreprise doit également poser les règles de fonctionnement concernant le nettoyage des bureaux.

Pour permettre une bonne gestion du flux de salariés, chacun est amené à réserver son poste de travail grâce des outils numériques performants. Il s’agit d’éviter l’encombrement aux heures de pointe et de garantir une atmosphère de travail sereine. Certaines applications permettent même de repérer les postes vacants pour une installation rapide !

Le flex-office fonctionne en plug and play. Munis de leur ordinateur portable, les collaborateurs n’ont plus qu’à s’installer au poste réservé. L’entreprise met à disposition tout l’équipement nécessaire : connectique, papeterie et instruments numériques. Les employés ont également accès à des casiers de rangements pour stocker leurs affaires personnelles dans les locaux et éviter une surcharge inutile dans les transports.

3. Challengez votre organisation en flex-office 😎

Tester le flex-office

Réduire les coûts de structure, casser la routine des employés, proposer un environnement créatif… Si le flex-office semble s’imposer comme la solution idéale, mieux vaut en tester l’efficacité dans votre entreprise. Il faut parfois un temps d’adaptation aux équipes, notamment lorsqu’elles fonctionnent en organisation hybride.

Le nomadisme implique une remise en question du management. La confiance s’impose comme un trait d’union entre les collaborateurs. Mais cela suppose aussi de cultiver une cohésion au sein des équipes et de faire preuve de vigilance pour éviter l’isolement des employés.

L’organisation de réunions régulières, en présentiel ou à distance, permet de maintenir un haut niveau de performance et d’éviter une perte de motivation des salariés. Heureusement, la multiplication des plateformes de communication permet de tisser ce lien indispensable entre les équipes.

Réajuster le projet grâce au retour d’expérience des collaborateurs

L’implication des salariés est fondamentale dans l’intégration du flex-office. Il est important de les consulter régulièrement pour mesurer leur bien-être et leur satisfaction. Cela permet de vérifier l’efficacité du projet et de d’identifier les pistes de progression.

Ce retour d’expérience est aussi une affaire de culture d’entreprise. Et la startup française Contentsquare l’a bien compris ! Elle organise ainsi un « People Talk » mensuel pour laisser la parole à ses membres sur les questions relatives aux ressources humaines. Cet état des lieux est un véritable check-up qui permet de prendre le pouls de la société. Ce feed-back instantané s’adosse aux outils de gestion de l’entreprise et permet une mesure objective de la qualité de l’environnement de travail.

Pour améliorer l’expérience de ses employés, l’organisation requiert parfois quelques ajustements. Il peut s’agir de modifications structurelles dans le bâtiment pour aménager des espaces de travail supplémentaires. Cela peut aussi concerner la mise en place de nouveaux avantages et services dans les locaux, cours de sport ou coaching personnalisé. La direction met le bien-être des collaborateurs au cœur de ses fondamentaux, à la fois outil pour attirer les meilleur talents et véritable indicateur de la santé de l’entreprise.