Le Flex office n'est-il qu'une affaire de startup ?

Apparu en France en 1970, le déploiement du télétravail est facilité par le développement du réseau internet au début des années 2000. Si son utilisation est très hétérogène selon les secteurs d’activité et la culture d’entreprise, il conduit peu à peu les salariés à modifier leur relation au travail. Le phénomène s’intensifie durant l’épidémie de Covid-19. Ils apprécient de travailler à la maison et posent de nouvelles exigences en matière de bien-être. Les employés souhaitent en effet gagner en efficacité, en limitant les déplacements inutiles. Ils veulent aussi plus de concentration et de confort pour les tâches impliquant un travail de réflexion. Mais le télétravail trouve aussi ses limites. Après une période de temporaire de désertification des bureaux, les employés sont à nouveau en quête de lieux d’échanges, plus seulement virtuels, et d’espaces de créativité. Le flex-office permet de faire le lien entre ces besoins divers. Il repose sur l’aménagement de bureaux en fonction de l’intelligence collective et intègre le fait que le salarié puisse se réaliser au travail dans des lieux variables selon ses missions. Mode d’organisation agile et flexible, le flex-office séduit les jeunes entreprises. Mais il fait également des émules auprès des grands groupes.

1. Le flex-office, organisation de bureaux particulièrement adaptée aux startups

Mode d'organisation agile

Comme l’open-space, le flex-office qui est souvent l'apanage des startups. Ces petites structures, par nature en devenir, ont en effet besoin d’une organisation agile afin d’adapter leurs bureaux à leur croissance. Le modèle du lieu de travail change pour une organisation hybride. Il doit désormais intégrer que certaines tâches sont réalisées à distance, depuis des lieux tiers comme le logement du collaborateur ou un espace de coworking.

La bonne organisation dépend surtout de l’activité et de la culture de chaque entreprise. Elle doit trouver un cadre qui offre une certaine souplesse aux salariés, tout en garantissant un travail efficace pour tous. La diversité des lieux doit avant tout être une source d’opportunités et non de contraintes. L’environnement de travail se fait donc intelligent pour offrir une expérience unique aux salariés. Ils gagnent ainsi en qualité de vie et en productivité.

Le flex-office permet cette agilité dans l'organisation du travail en fonction des équipes et des projets en cours. Il invite au nomadisme à l’intérieur des locaux d’entreprise et facilite les collaborations entre employés. Le collaborateur choisit ainsi au jour le jour d’occuper l’espace qui convient le mieux à la réalisation de sa mission. Bureau au calme pour favoriser la concentration, capsule acoustique pour les appels téléphoniques en toute discrétion, brainstorming en salle de réunion connectée... Les locaux de bureaux se transforment en véritable plateforme de services.

Opportunité de réduire son loyer pour investir dans d’autres postes

Les aménagements variables du temps de travail et le recours massif au télétravail ont peu à peu conduit à une sous-utilisation des bureaux. C’est une préoccupation importante pour les entreprises qui constatent en moyenne un taux d’occupation compris entre 50 et 70 %. Le flex-office permet de répondre efficacement à cette question de place perdue, mais également de générer des économies substantielles.

La question n’est pas anodine compte tenu des prix de l’immobilier, surtout sur le Bassin parisien. Le contexte économique, sur fond de crise internationale, n’est pas non plus sans conséquence. Les entreprises cherchent à optimiser leurs charges d’exploitation, notamment pour anticiper le risque de gel des embauches, voire de plan social. En réduisant de 20 à 30 % la surface utilisée, le desk-sharing apporte une solution concrète. Il permet de réaliser une économie importante, soit en réduisant la surface totale des locaux, soit en recentrant plusieurs sites sur un même bâtiment, soit encore en créant de nouvelles salles collaboratives.

Le passage au flex-office implique la mise en place d’outils à la pointe de la technologie. Certaines applications smartphones propose ainsi aux salariés un système de gestion et de réservation des postes de travail ou des salles de réunion. Il est parfois même possible d’en régler à distance l’éclairage et la température, afin de pouvoir débuter le meeting dans les meilleures conditions. Côté direction, elles sont aussi une mine d’informations. Grâce aux statistiques sur le taux d’occupation des espaces, il est possible de savoir quels lieux sont les plus prisés et d’adapter la proposition au besoin. L’entreprise met aussi l’accent sur les outils de communication innovants. L’écran vertical à l’échelle humaine permet par exemple d’organiser des visioconférences en pied. Il intègre par ailleurs des fonctionnalités nouvelles, comme la traduction par un sous-titrage instantané des conversations.

2. Le flex-office, concept également séduisant pour les grandes entreprises

Bouygues immobilier : un passage au desk-sharing réussi

Précurseur dans le domaine, Bouygues Immobilier convertit très tôt son siège social au flex-office. Certaines équipes extérieures sont rapatriées sur le site. Les effets ne se font pas attendre en matière d'optimisation. L’immeuble Galéo, situé à Issy-les-Moulineaux, voit alors son taux d'occupation passer de 60 à 75 %. Ce gain d’espace ne tarde pas à se traduire en gain financier, compte tenu des économies réalisées.

Mais le but poursuivi est avant tout de redynamiser les équipes de travail et d’insuffler une énergie nouvelle sur les plateaux. Le bien-être au travail apparaît alors comme une question stratégique dans la gestion de l’entreprise. L’espace de bureau devient un nouveau vecteur de management. Il est fédérateur, convivial et propose même des services pour améliorer la qualité de vie des collaborateurs.

Il faut être au bureau, mieux qu’à la maison. On aménage ainsi des espaces variés pour convenir à toutes les formes de travail, formel et informel. On intègre de la lumière, du végétal, et même des œuvres d’art pour réduire le stress et favoriser la créativité. On tend ainsi à proposer aux collaborateurs une source d’inspiration dans le quotidien au travail. Le bâtiment propose également une terrasse aménagée, véritable must-have à Paris, offrant aux employés un espace de détente extérieur.

Danone : un espace flex-office qui lui ressemble

Le siège de Danone a également opéré mutation en flex-office. Il a ainsi troqué les bureaux attitrés de ses collaborateurs pour des espaces variés, alternant salle de réunion connectées et salons de travail cosy. Avec un mobilier coloré et dépareillé d’inspiration vintage, cette entreprise du CAC 40 assume un virage à 180°. Chaque étage abrite des espaces collaboratifs dynamiques, ainsi qu’un open-space avec bureaux partagés. Le projet a permis de réduire le nombre de postes de près de 40 % et de proposer à l’inverse un maximum de salle de réunion pour permettre plus de fluidité.

Seuls les assistants ont la possibilité d’avoir un bureau fixe. Les autres salariés choisissent désormais leur espace de travail selon leur planning d’activité. L’objectif est de travailler différemment en favorisant les brassages et les échanges. Les espaces clos ne peuvent ainsi être monopolisés plus de quatre heures. Les postes de travail doivent être systématiquement débarrassés de tout effet personnel. Le flex-office implique donc de rééduquer les mentalités et tend à bousculer les habitudes des collaborateurs.

Si certains craignent une perte de repères spatio-temporels et une disparition du signe statutaire du bureau attitré, force est de constater que le concept est positif tant en matière d’économie budgétaire que de productivité. Danone va plus loin en alliant le flex-office avec une démarche de réduction du papier et du stockage numérique. L’ère du bureau nouveau est enclenchée, même à l’échelle des grands groupes.