À quoi ressemble un bon cahier des charges de recherche de bureaux en 2025 ?

Les incontournables du bon cahier des charges pour votre projet de bureau en 2025

Définir la surface recherchée pour votre équipe

Quelle surface recherchez-vous ? Voilà une question simple mais essentielle pour élaborer votre cahier des charges et vos objectifs de recherche ! Pour y répondre, il faut lister :

• Le nombre de postes de travail nécessaires ;
• Les usages propres à chaque équipe : juridique, communication, marketing, design, service clients… ;
• Les attentes concernant les espaces de collaboration et de convivialité dans l’entreprise : salles de réunion, phone box, zones détente…

💡 Il faut garder en tête les évolutions possibles en termes de business et d’effectifs à 2 ou 3 ans. D’autant que les usages au travail évoluent rapidement. On est passé du full télétravail en post pandémie de Covid-19 à un retour au bureau. Il faut désormais composer avec les effectifs en télétravail et l’hybridation des espaces de travail : mobilité, flex office, coworking... La clé de la réussite, c’est l'anticipation et la flexibilité ! Les entreprises ont tout intérêt à intégrer des zones modulables selon les projets.

Fixer un budget pour le projet

Un cahier des charges efficace doit fixer un budget global pour l’opération, incluant le prix du loyer, ainsi que les charges, le coût des aménagements des bureaux et les dépenses liées aux services inclus dans la location. Le prix de vos bureaux dépend aussi de la durée d’engagement souhaitée et du contrat signé : bail commercial ou bail professionnel, solution plus flexible avec un contrat de prestation dans un coworking ou des bureaux opérés…

👉 Astuce : Bien anticiper le calendrier du projet ! Quelle est la date prévue pour votre déménagement et votre installation ? Il est important de définir une date ferme pour la livraison de vos travaux, car un retard d’installation engendrerait un coût supplémentaire avec la prolongation de votre première location ou un début d’activité retardé. D’où l'importance de prévoir une petite enveloppe exceptionnelle en cas de besoin !

Lister les besoins techniques pour vos bureaux 

Plus que jamais connectées, les entreprises doivent intégrer dans leur cahier des charges l’ensemble des besoins techniques comme :

• La qualité de la connexion internet : fibre, Wifi sécurisé ;
• Les salles réservées aux serveurs ;
• Le coût d'un hébergement cloud ;
• Les exigences en matière de cybersécurité et de confidentialité dans le respect du RGPD ;
• La domotique et les outils de pilotage énergétique.

7 idées à adopter dans votre cahier des charges pour une meilleure qualité de vie au bureau !

Les critères qu’on oublie trop souvent dans le cahier des charges pour une recherche

S’adapter à la culture d’équipe

L’espace de travail est un véritable lieu de vie pour les collaborateurs. Selon la culture d’entreprise et l’ambiance recherchée, il est possible de déterminer un profil type du produit recherché. En pratique, le cahier des charges tient compte de l’équipe en place :

• Pour une startup créative : on privilégiera le besoin d’espaces modulables et colorés afin de dynamiser le travail créatif et les échanges ;
• Pour un cabinet de conseil : on optera au contraire pour un espace plus classique avec des salles confidentielles et une image de standing haut de gamme.

Favoriser l’accessibilité des locaux

L’accessibilité est trop souvent sous-estimée dans la recherche de bureaux. C’est pourtant un critère clé pour attirer et fidéliser les talents. Les salariés ont des attentes concrètes pour gagner en qualité de vie avec des bureaux favorisant l’accès en :

• Transports en commun : métro, bus, gares à proximité ;
• Mobilité douce : pistes cyclables, bornes de recharge électrique pour vélo ou voiture.

💡Faites de l’accessibilité un véritable engagement RSE en mettant l’accent sur les aménagements PMR et les solutions de déplacement à faible empreinte carbone !

Établir un cahier des charges à dimension humaine

La recherche d’équilibre de vie personnelle et de vie professionnelle est au cœur des préoccupations des collaborateurs. Les locaux doivent permettre de partager des moments d’échange en équipe et des moments dédiés au bien-être. Pensez à insérer quelques incontournables dans votre cahier des charges :

• Une cuisine, une cafétéria ou un espace de déjeuner invitant à la convivialité ;
• Une salle de sport ou des installations sportives à proximité immédiate pour pratique durant la pause méridienne ;
• Un espace dédié aux événements internes.

💡Pour aller plus loin, vous pouvez aussi vous intéresser à une tendance à fort potentiel RH : la solution de garde d’enfant en entreprise !

Prévoir un espace enfant dans votre entreprise 

Structurer votre cahier des charges de recherche de bureau sans s’y perdre

Un cahier des charges avec une checklist efficace 

Le bon cahier des charges suppose une checklist complète et hiérarchisée :

• Les informations générales sur la structure recherchée : surface, budget, localisation…
• Les besoins techniques de l’équipe ;
• Les critères humains et culturels à ne pas négliger ;
• Les contraintes de calendrier à respecter notamment pour optimiser le coût de l’installation.

Selon l’entreprise, on utilisera une checklist rapide ou un template guidé pour ne rien oublier :

• La startup dans le domaine de la tech privilégiera un brief ultra ciblé pour la rigueur et le gain de temps ;
• La PME en croissance pourra se contenter d’un brief plus flexible afin d’anticiper et d’adapter le projet de bureau sur les 2 ans à venir.

👉 Astuce : Inspirez-vous d’un modèle de plaquette marketing pour structurer le contenu du brief (besoins, budget, composition de l’équipe, image de marque, etc.).

Impliquer son équipe sans perdre de vue son projet de bureau

Qui doit contribuer au brief ? Pour réussir votre brief de recherche de bureaux, pensez à impliquer votre équipe dans le projet dès le départ ! Définissez ensemble les objectifs, répartissez le travail et valorisez les idées de vos collaborateurs. Ce travail de co-création permet à chacun de se sentir acteur du projet pour que les bureaux incarnent l'essence même de votre équipe et emportent l’adhésion de tous.

La possibilité d’adapter le cahier des charges au cours du projet

Le brief n’est pas une maquette figée. Il doit pouvoir évoluer en fonction de l’avancée du projet. L’équipe doit rester agile pour ajuster les objectifs ou le contenu si de nouveaux besoins apparaissent. Il faut intégrer cette flexibilité dès le travail de départ. Lorsqu’il s’adapte en cours de route, le brief devient une force et non une contrainte.

5 erreurs à éviter pour votre cahier des charges de recherche de bureaux !

Le cahier des charges est un outil indispensable à la réussite de votre projet de bureaux !

Bien cadré, le cahier des charges est résolument un atout pour votre projet de bureau d’entreprise : 

• Une recherche plus rapide ;
• Une meilleure décision ;
• L’adhésion de l’équipe ;
• Une facilité d’adaptation en cas de besoins changeant en cours de route…

Votre expert immobilier Spliit vous accompagne dès cette étape clé, comme un facilitateur dès l’amont du projet. Chez Spliit, on construit ensemble le cahier des charges qui répond à vos critères et à vos besoins, pour vous permettre de trouver le bon espace de bureau dans les meilleurs délais.

Pour en savoir plus, consultez notre guide d’optimisation de sa recherche de bureau !