Réussir votre recherche de bureaux en 2025 : les 4 conseils imparables de Spliit

Conseil n°1 : la gestion du timing pour lancer votre recherche de bureau
 

Plusieurs facteurs à prendre en compte

Le bon timing pour lancer une recherche de bureau dépend avant tout de la date d’échéance de votre contrat en cours. Comptez un délai de 6 mois pour dénoncer un contrat de bail professionnel et un délai moyen de 3 mois pour mettre fin à un contrat de prestation de services. La gestion du timing dépend également de la surface recherchée et du nombre de postes souhaités. Si les petites surfaces partent rapidement à la location, ce marché se renouvelle facilement offrant des opportunités fréquentes aux entreprises. À l’inverse, plus la surface est grande, plus l’anticipation est de rigueur. D’autant plus qu’il faut souvent compter un temps supplémentaire pour finaliser l’opération avant de s’installer dans les bureaux : négociations commerciales, travaux de rénovation, etc. 

Zoom sur le bail commercial et ses spécificités

Comment changer de bureau en cours de bail ? Par principe, le bail commercial, également appelé bail 3, 6, 9, engage les entreprises sur une longue durée. Mais il est possible de négocier une résiliation anticipée avec votre bailleur. Pour éviter les pénalités financières, il reste à trouver un successeur. Cette solution vous permet de gagner du temps et d’optimiser votre poste foncier, tout en évitant à votre propriétaire la perte de revenus liée à une vacance locative. En pratique, cette recherche peut être complexe. Mais vous pouvez bénéficier de l’accompagnement d’un professionnel immobilier. Généralement payante, cette prestation est entièrement prise en charge par Spliit dans le cadre de vos démarches de recherche de locaux.

La différence entre bail professionnel et bail commercial

Conseil n°2 : comprendre les différentes solutions de bureaux
 

À chaque solution de bureaux, ses avantages et ses inconvénients :

• Le contrat de bail commercial offre un statut protecteur et une stabilité dans le temps. En contrepartie, il manque de flexibilité et demande d’importantes garanties et un effort de trésorerie conséquent.
• Le bail dérogatoire est moins contraignant avec une durée maximale de 3 ans, mais il implique une certaine inertie et manque toujours de souplesse.
• La sous-location est plus souple et moins coûteuse qu’un bail principal. Mais elle ne permet pas au locataire de bénéficier d’une protection efficace et notamment du droit au renouvellement.
• Le coworking repose sur une offre de prestation de services. Le locataire accède à des bureaux partagés, ce qui permet d’ajuster le nombre de postes de travail aux effectifs, tout en bénéficiant de services associés de qualité (salle de réunion, espace commun…). Une solution plus onéreuse, mais particulièrement flexible pour l’entreprise qui peut faire évoluer sa surface de bureaux en fonction de sa croissance.
• Le bureau opéré pousse la flexibilité à son maximum en combinant l’offre de services à l’entreprise à la location d’un espace de bureau privatif. Une formule personnalisée et sans engagement, qui séduit de nombreuses entreprises en recherche d’identité forte, mais également de liberté.

L’hôtelification des espaces de travail : la tendance pour vos bureaux !

Conseil n°3 : définir un cahier des charges pour vos bureaux d’entreprise
 

Pour trouver la location de bureaux qui vous convient, il est essentiel de prendre le temps d’établir un cahier des charges. 
Voici quelques éléments indispensables à prendre en compte :

• La surface recherchée et le besoin en poste de travail ;
• Vos attentes en matière de standing immobilier : type de bâtiment, besoin d’aménagements spécifiques, accès aux services… ;
• Le critère de localisation géographique ;
• Les perspectives de croissance de votre entreprise ;
• La trésorerie disponible.

Quelle surface de bureau prévoir selon vos effectifs ?

Conseil n°4 : anticiper les coûts d’une recherche de bureaux pour votre entreprise
 

Ne passez pas à côté des bureaux de vos rêves faute de réactivité financière ! La recherche d’une location de bureaux génère des coûts qu’il est nécessaire d’anticiper pour mieux gérer le besoin de trésorerie. 

Le budget global comprend tout d’abord des frais immédiats liés à la recherche de vos bureaux 

• Les honoraires versés à l’agence : réduisez immédiatement vos dépenses en adoptant la solution Spliit !
• Les déplacements et le temps passé liés à la recherche de bureaux génèrent également des frais à ne pas négliger.
• Les frais d’audit : l’analyse financière et les diagnostics techniques peuvent faire monter la note.
• Les frais juridiques liés à la rédaction du contrat de bail s’il y a lieu.
• Le dépôt de garantie, versé comme une caution pour le propriétaire, équivaut généralement à 3 mois de loyer hors taxes et hors charges pour un bail commercial, et 2 mois dans le cadre d’un contrat de prestation de services.
• La GAPD peut être exigée par le bailleur pour garantir le paiement des loyers. Cette somme d’argent déposée en séquestre constitue un effort de trésorerie supplémentaire, mais c’est un point à négocier avec le propriétaire.

Le budget compte également quelques coûts liés à l’installation dans les locaux 

• Les dépenses exposées pour la réalisation de travaux d'aménagement et l’achat de mobilier.
• Les charges locatives (entretien, eau, consommation énergétique, sécurité) et les taxes locales.
• Les frais d’abonnement divers : électricité, Internet, etc.

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☝️À noter : La location d’un espace de coworking permet de limiter les démarches et les dépenses, avec un forfait qui comprend l’ensemble des charges !

En conclusion, la recherche de bureaux ne s’improvise pas ! Une analyse préalable de vos besoins spécifiques permet de trouver la location de bureau adaptée à votre entreprise et d’anticiper le budget. Votre spécialiste de l’immobilier professionnel vous permet d’accéder à 100 % des offres du marché, à des prix défiants la concurrence. Pour trouver la perle rare, contactez Spliit !