1- Le flex-office, organisation de bureaux particulièrement adaptée aux startups
Mode d'organisation agile
Comme l’open-space, le flex-office qui est souvent l'apanage des startups. Ces petites structures, par nature en devenir, ont en effet besoin d’une organisation agile afin d’adapter leurs bureaux à leur croissance. Le modèle du lieu de travail change pour une organisation hybride. Il doit désormais intégrer que certaines tâches sont réalisées à distance, depuis des lieux tiers comme le logement du collaborateur ou un espace de coworking.
La bonne organisation dépend surtout de l’activité et de la culture de chaque entreprise. Elle doit trouver un cadre qui offre une certaine souplesse aux salariés, tout en garantissant un travail efficace pour tous. La diversité des lieux doit avant tout être une source d’opportunités et non de contraintes. L’environnement de travail se fait donc intelligent pour offrir une expérience unique aux salariés. Ils gagnent ainsi en qualité de vie et en productivité.
Le flex-office permet cette agilité dans l'organisation du travail en fonction des équipes et des projets en cours. Il invite au nomadisme à l’intérieur des locaux d’entreprise et facilite les collaborations entre employés. Le collaborateur choisit ainsi au jour le jour d’occuper l’espace qui convient le mieux à la réalisation de sa mission. Bureau au calme pour favoriser la concentration, capsule acoustique pour les appels téléphoniques en toute discrétion, brainstorming en salle de réunion connectée... Les locaux de bureaux se transforment en véritable plateforme de services.
Opportunité de réduire son loyer pour investir dans d’autres postes
Les aménagements variables du temps de travail et le recours massif au télétravail ont peu à peu conduit à une sous-utilisation des bureaux. C’est une préoccupation importante pour les entreprises qui constatent en moyenne un taux d’occupation compris entre 50 et 70 %. Le flex-office permet de répondre efficacement à cette question de place perdue, mais également de générer des économies substantielles.
La question n’est pas anodine compte tenu des prix de l’immobilier, surtout sur le Bassin parisien. Le contexte économique, sur fond de crise internationale, n’est pas non plus sans conséquence. Les entreprises cherchent à optimiser leurs charges d’exploitation, notamment pour anticiper le risque de gel des embauches, voire de plan social. En réduisant de 20 à 30 % la surface utilisée, le desk-sharing apporte une solution concrète. Il permet de réaliser une économie importante, soit en réduisant la surface totale des locaux, soit en recentrant plusieurs sites sur un même bâtiment, soit encore en créant de nouvelles salles collaboratives.
Le passage au flex-office implique la mise en place d’outils à la pointe de la technologie. Certaines applications smartphones propose ainsi aux salariés un système de gestion et de réservation des postes de travail ou des salles de réunion. Il est parfois même possible d’en régler à distance l’éclairage et la température, afin de pouvoir débuter le meeting dans les meilleures conditions. Côté direction, elles sont aussi une mine d’informations. Grâce aux statistiques sur le taux d’occupation des espaces, il est possible de savoir quels lieux sont les plus prisés et d’adapter la proposition au besoin. L’entreprise met aussi l’accent sur les outils de communication innovants. L’écran vertical à l’échelle humaine permet par exemple d’organiser des visioconférences en pied. Il intègre par ailleurs des fonctionnalités nouvelles, comme la traduction par un sous-titrage instantané des conversations.
