4- Savoir déléguer
Penser que ça ira plus vite en le faisant vous-même est une erreur. Il est important d’apprendre à déléguer et de prendre la peine de former chacun des employés à l’ensemble des tâches qui lui incombe. Cela prend évidemment un peu de temps de prime abord. Il faut replacer le dossier dans un contexte général, donner un objectif clair et précis, mettre à disposition les ressources nécessaires… Mais le retour sur l’investissement récompense largement le temps passé.
Une bonne distribution des tâches doit tenir compte des compétences de chacun. N’hésitez pas à transférer certaines missions aux nouvelles recrues ou aux stagiaires. Chacun a un rôle à jouer dans l’entreprise ! Déléguer, c’est avant tout témoigner sa confiance auprès de ses collaborateurs. C’est un critère essentiel pour la motivation de vos équipes et des jeunes talents. C’est aussi une forme de respect et de responsabilisation qui favorise l’implication des salariés dans l’entreprise.
Inutile en effet de dépenser du temps et de l’argent à recruter les perles rares pour votre entreprise, si vous repassez en permanence derrière eux. Si vous êtes sélectifs dans l’embauche de nouveaux salariés, c’est justement pour pouvoir leur déléguer certaines tâches et gagner en productivité. C’est l’occasion pour eux de prendre des initiatives et de donner plus de sens à leur mission.
Attention toutefois à faire des points réguliers avec vos employés. Ils ne doivent jamais se sentir seuls à bord du navire et noyés devant les difficultés. Prendre le temps de s’assurer du bon avancement des travaux ou de répondre aux questions éventuelles, c’est finalement autant de temps gagné vers un achèvement de la mission. À terme, cela vous permet de maîtriser votre temps en vous focalisant sur votre cœur de métier et sans vous perdre dans les tracasseries du quotidien.
5- Apprendre à dire non
Au travail comme dans la vie personnelle, il faut parfois savoir dire non ! Trop de réunions, trop de déjeuners et de sollicitations diverses, trop d’échéances… Ce n’est pas nécessairement en étant multitâches qu’on gagne en productivité. Mieux vaut apprendre à refuser ou à remettre une mission à plus tard, plutôt que d’être noyé sous le travail et perdre en efficacité. La surcharge de travail peut en effet générer du stress et d’importants symptômes physiques. Il en résulte une fatigue qui nuit à la qualité de travail et provoque parfois des erreurs et de graves négligences.
Mais certaines personnes ont beaucoup de mal à décliner une proposition. Elles angoissent à l’idée de blesser un collaborateur, d’entrer dans une situation de conflit, voire de manquer une opportunité de carrière. Il est pourtant impossible de se démultiplier, d’autant que les sollicitations sont plus nombreuses à mesure de l’évolution dans l’entreprise. Il est donc essentiel de pouvoir dire non lorsque c’est nécessaire à son équilibre.
Refuser de participer à une réunion, c’est aussi une forme de respect lorsqu’on sait qu’on n’est pas suffisamment disponible pour en faire un échange intéressant. Mais pour pouvoir dire non, il est important d’avoir une vision claire de ses objectifs. Listez ce qui est urgent et ce qui peut attendre, afin de vous concentrer sur le travail immédiat. Ce travail de planification, mené en amont, permet de prioriser les missions et parfois de décider de se soustraire aux rendez-vous inutiles.
Savoir dire non, c’est aussi parvenir à se détacher de son smartphone. Les notifications en tout genre sont l’ennemi majeur de la productivité ! Vous pouvez pour cela désactiver certaines applications en journée ou, a minima, mettre votre téléphone portable en silencieux. Essayez également de réserver la consulter de vos emails à des moments dédiés dans la journée afin de ne pas vous laisser perturber à longueur de temps.
6- Prendre des pauses
Plus vous être reposé, plus vous être productif. Aussi paradoxal que cela puisse paraître, il est donc nécessaire de prendre des pauses pour pouvoir fournir un travail optimal. Votre corps et votre cerveau ont besoin de repos pour donner 100 % de leur capacité. Il faut être à leur écoute afin de limiter l’épuisement et le stress. Souvent pointée du doigt en entreprise et taxée de perte de temps, la pause a pourtant des vertus essentielles lorsqu’elle est bien structurée. Elle permet de faire retomber la pression et de prendre du recul par rapport à certaines situations, afin de trouver la solution adéquate à un problème.
La pause peut prendre la forme d’une micro-sieste ou d’une séance de méditation. Elle peut aussi être dynamique en pratiquant un sport dans l’entreprise ou tout simplement en privilégiant un temps d’échanges avec les autres employés. La méthode Pomodoro met notamment à l’honneur le principe de la pause active. Selon ce concept, plusieurs pauses de 5 minutes, régulièrement réparties dans la journée, sont largement plus efficaces qu’une longue coupure.
La pause la plus simple consiste à se lever de son poste de travail pour se dégourdir les jambes et aller chercher une boisson. Cela permet de clore une première mission et de recharger ses batteries avant de se lancer dans la suivante. La bonne pause intervient toutes les 30 à 90 minutes. À vous de juger selon le travail en cours. Mais si vous sentez que votre esprit s’évade, mieux vaut vous accorder une coupure.
Pour se motiver, pourquoi ne pas enregistrer ses périodes de travail effectif et ses temps de pause ? Cela permet de savoir combien de temps prend chaque tâche réalisée et quels sont les moments où on est le plus efficace. Qu’il s’agisse d’une tâche intellectuelle, physique ou créative, nul ne peut travailler intensément pendant 7 heures d’affilée. La pause a un vrai pouvoir de renouvellement de tonus et de motivation au travail.
7- Privilégier une bonne hygiène de vie
Bien manger et bien dormir sont des paramètres essentiels au bien-être. On dit aussi que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ! N’est-ce pas l’argument imparable pour soigner votre sommeil et se mettre au travail de bonne heure ? Les pensées sont claires et la capacité de concentration est optimale. Les sollicitations diverses sont par ailleurs bien moins importantes en début de journée.
Pour un esprit sain dans un corps sain, il est indispensable de manger sainement en prenant trois repas équilibrés chaque jour et de s’hydrater régulièrement. Il faut ainsi veiller à limiter les mauvaises habitudes alimentaires. La consommation de produits toxiques pour le corps (malbouffe, alcool, excès de caféine…) a en effet une répercussion immédiate sur les performances professionnelles.
La pratique d’une activité sportive est également recommandée pour entretenir son corps et évacuer les tensions, notamment celles liées au travail. La méditation et le yoga permettent aussi de prendre du recul et de libérer votre esprit. Le sport agit d’ailleurs précisément sur la qualité de votre sommeil et de votre santé. Le corps a besoin de repos pour se ressourcer et le sommeil est essentiel pour permettre au cerveau de traiter toutes les informations de la journée.
Une bonne hygiène de vie agit donc à la fois au niveau physique et mental. Cet état de bien-être améliore très nettement votre productivité en agissant positivement sur votre système immunitaire, votre créativité, votre mémoire, votre capacité à gérer les situations inattendues et le stress.
Plus de temps à perdre pour repenser votre organisation au travail. Gagnez en efficacité et en qualité de vie en boostant votre productivité ! Et pour une harmonie totale, pensez aussi à soigner l’aménagement de vos bureaux.
