Changer de bureau sans perdre l’âme de son entreprise : mission possible !

Pourquoi un déménagement peut perturber la culture de l’entreprise ?

Impacts immédiats au niveau de l’entreprise

Le changement de bureaux produit des effets immédiats sur l’image de marque de l’entreprise et son attractivité auprès des clients et des talents. Il s’agit avant tout d’aligner le lieu de travail avec sa culture et son ADN. Si les effets sur la performance économique globale sont immédiats, le déménagement génère aussi :

• Des coûts spécifiques : logistique, aménagement, communication interne/externe ;
• Un travail de communication externe pour partager la nouvelle adresse et maintenir la proximité des partenaires.

⚠️ Attention à bien border le budget, car un changement de bureaux peut aussi bien permettre une optimisation du coût immobilier, que générer une augmentation significative des charges (loyer, entretien, coût d’énergie).

Impacts organisationnels d’un changement de bureaux

Le changement de bureaux nécessite une adaptation des flux de travail :

• Réorganisation des équipes et de l’espace ;
• Intégration de nouvelles technologies : outil de réservation de salle de travail, espace de travail numérique partagé ;
• Mise en place de nouveaux modes de travail : open-space, flex office, télétravail...

💡 Ça peut aussi être l’occasion de réduire la surface du siège et d’opter pour des bureaux satellites afin d’avoir une solution plus agile pour les équipes hybrides.

Impact humain au niveau des membres de l’entreprise

Comme un changement de domicile, le déménagement de bureau peut engendrer une perte de repères émotionnels. Côté collaborateurs, les réactions sont aussi nombreuses que variées : regret, peur de la nouveauté, stress, excitation, résistance au changement… On regrette parfois le lieu des premières victoires de contrats, la machine à café ou le resto préféré pour les pauses déjeuner.

✅ S’il est bien préparé, le changement de bureau est un vrai plus pour l’équipe : gain d’espace de travail et de création, modernité des locaux, changement vers un quartier plus vivant, salle de sport mise à disposition, et parfois même, un emplacement qui permet de réduire les déplacements domicile-travail. La qualité de vie des salariés s’en trouve nettement améliorée et ce bien-être agit sur la motivation et la productivité au travail.

⚠️ Attention à l’effet d’anonymisation de nouveaux locaux. Il peut être difficile de passer d’un bureau convivial à un grand open-space impersonnel. Cela peut diluer le sentiment d’appartenance et c’est un point de bien-être en entreprise à ne pas négliger.

L’importance d’un bon cahier des charges pour votre recherche de bureaux d’entreprise !

Comment préserver l’ADN de l’entreprise malgré le changement de bureau ?

Anticiper le changement de bureau 

La communication en amont du projet de déménagement joue une importance capitale dans son appréhension auprès des employés et des clients. On vous conseille de : 

• Communiquer régulièrement et en toute transparence, notamment en créant des contenus internes pour maintenir l’adhésion des équipes ;
• Organiser des visites (même virtuelles) préalables dans les futurs locaux afin de permettre aux collaborateurs d’anticiper le déplacement et de se familiariser avec leur nouvel environnement ;
• Prévoir un accompagnement avec une prise en main des bureaux et une formation aux nouveaux outils, voire un soutien psychologique si cela est nécessaire.

⚠️ Attention également à bien anticiper toutes les questions logistiques pour que les bureaux soient prêts à l'emploi dès le déménagement : transport, mobilier, connectivité…

💡 Astuce : Mettre l’accent sur une communication narrative. Cela permet de présenter le déménagement comme une nouvelle étape dans la vie collective de l’entreprise. Idéalement, on s’appuie sur un support, comme un journal du déménagement sous forme de blog ou de panneau d’affichage par exemple. Côté clients et partenaires, le changement de bureau offre aussi l’opportunité de repenser la relation externe. Pensez à scénariser l'événement avec une cérémonie d’inauguration retraçant l’évolution de l’entreprise.

Impliquer les collaborateurs dans le projet de déménagement

Peut-on impliquer ses équipes sans perdre le contrôle ? Oui en fixant un cadre clair concernant le budget, les délais, l’organisation des espaces et les contraintes techniques. L’idée est de laisser la place à l’expression collective dans une démarche de co-construction, notamment pour définir les espaces essentiels aux équipes pour le travail et la convivialité.

💡 Astuce : La bonne organisation pour les entreprises qui souhaitent garder la main sur la gestion du changement de bureau consiste à déléguer des éléments symboliques comme le choix des noms des salles de réunion ou l’aménagement de la salle de repos par exemple.

Conserver certains éléments

Comment préserver les rituels et les repères des collaborateurs ? En s'appuyant sur des éléments concrets des anciens bureaux :

• Un élément de mobilier emblématique comme une grande table de réunion historique ;
• Des symboles visuels présents dès l’origine : des affiches, des photos d’équipe, des sculptures et autres objets totems ;
• Les rituels de vie d’équipe qui incarnent la culture vivante de l’entreprise : le petit-déjeuner de debrief du lundi, l’afterwork du jeudi, la journée casual du vendredi...

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Le rôle du design et de l’agencement des entreprises

Créer une identité propre à l’entreprise

Le changement d’environnement de travail, c’est aussi l’opportunité pour l’entreprise de construire son identité et d’enrichir son ADN. Le déménagement est un véritable levier de transformation pour l’entrepreneur. L’organisation et le design des bureaux créent en effet un langage silencieux qui améliore les processus dans l’entreprise : 

• Avec les espaces ouverts, on amène de la transparence et du bien-être ;
• Avec des lieux modulables, on améliore l’agilité ;
• Avec des zones de convivialité, on favorise le travail collaboratif.

L’innovation dans l’organisation permet aussi de redéfinir les standards de travail pour créer de nouvelles opportunités sur le marché :

• L’hybridation du travail permet d’embaucher des talents à distance ;
• On encourage la créativité et l'expérimentation.

✅  À noter : L'innovation ne passe pas nécessairement par la rupture ! Moins spectaculaire, l’innovation incrémentale permet une rénovation des processus en profondeur avec un impact significatif.

Mettre en avant des messages culturels de l’entreprise

Le changement de bureau crée une occasion unique de faire du storytelling en rappelant les valeurs de l’entreprise. Le choix des bâtiments, des couleurs, des matériaux n’est pas anodin. Il se fait en cohérence avec les valeurs de l’entreprise : 

• Intégrer des matériaux recyclés ;
• Mettre en avant l’impact environnemental dans le choix des bureaux ;
• Renforcer la culture d’entreprise.

💡 Astuce : De beaux bureaux bien pensés peuvent devenir un outil de RH et de management pour recruter et fidéliser les talents dans votre entreprise !

Conclusion : On peut déménager de bureaux… sans bouleverser son entreprise !

Plus qu’une opération logistique, le déménagement de bureaux est une opportunité pour l’entreprise d’affirmer son identité et de s’ancrer dans l’avenir à condition de : 

• Border la gestion du projet ;
• Impliquer les équipes dans le processus ;
• Respecter la culture et les valeurs de l’entreprise ;
• Intégrer une dose d’innovation dans l’organisation et les pratiques de travail.

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