Fin de bail commercial : comment anticiper l’échéance de votre bail 3/6/9 sans stress ?

Comprendre les enjeux de la fin d’un bail commercial

Pourquoi est-il indispensable d’anticiper la fin du bail commercial ?

Le bail commercial est un bail 3/6/9 avec : 

• Un contrat de location conclu pour 9 ans : article L145-4 du Code de commerce ;
• La possibilité pour le locataire de résilier son contrat tous les 3 ans ;
• Un droit au renouvellement au bénéfice du locataire : articles L145-8 à L145-12 du Code de commerce.

Le preneur peut ainsi donner son congé à chaque échéance triennale, sous réserve de respecter le délai légal d’un préavis de résiliation de 6 mois et le formalisme obligatoire (acte de commissaire de justice ou lettre recommandée). En pratique, on constate que 70 % des entreprises accompagnées par Spliit sous-estiment leurs délais de préavis. Loïc Harang, DG et co-fondateur de Spliit, conseille aux locataires de bien checker leur contrat ! Un de ses clients pensait disposer de 6 mois de préavis sur un grand plateau commercial. Il s’est retrouvé avec un projet immobilier bloqué, car son contrat de bail imposait en réalité 8 mois de préavis pour la résiliation.

⁉️ Interrogez-vous : À quelle date exacte se termine mon bail commercial et quelle est la durée de mon préavis ?

Les obligations juridiques à connaître pour la fin d’un bail commercial

Le Code de commerce fixe cadre juridique strict :

• Un préavis de 6 mois minimum pour la résiliation du locataire ;
• Un congé notifié dans les formes légales ;
• Une reconduction tacite possible si aucune action n’est entreprise ;
• La remise en état des locaux parfois exigée en fin de bail ;
• Les charges à régulariser.

👉 Point clé : Attention à garder de la flexibilité dans vos affaires ! Plus la surface est importante, plus le bailleur allonge les préavis pour se protéger, car les grands plateaux sont plus longs à relouer. Se retrouver face à un préavis plus long que prévu, c’est le risque de devoir assumer un double loyer. L’anticipation permet d’éviter une décision précipitée et d’importantes pénalités financières. 

12 à 18 mois : pourquoi est-ce le bon timing pour anticiper la fin de son bail commercial ?

Votre projet immobilier professionnel suit un cycle incompressible. En respectant un délai d’anticipation de 12 à 18 mois, on prend le temps de respecter chaque étape : 

• L’analyse des besoins de l’entreprise : une surface à définir en fonction de l’organisation au travail (bureau, flex-office, télétravail) ;
• L’étude de marché en fonction des quartiers, des meilleurs arrondissements à Paris ;
• Les visites ;
• La négociation des conditions du contrat de location : loyer, clauses spécifiques… ;
• Les travaux ;
• L’installation. 

👉 Point clé : Moins de 12 mois pour un déménagement d’entreprise, c’est le risque de voir ses choix drastiquement réduits, d’agir dans la précipitation sans négociation et de subir un surcoût.

Construire votre stratégie avant la fin du bail commercial

Faire un état des lieux de vos besoins réels

⁉️ Posez-vous les bonnes questions !

• Votre surface actuelle est-elle toujours adaptée aux besoins de votre équipe : localisation, organisation de travail ?
• Est-ce le bon moment pour repenser l’organisation de travail : passage au flex-office ou au coworking ?
• Quel est l’impact du télétravail sur l’usage effectif des bureaux ?
• Comment optimiser votre surface de bureau ?
• Vos bureaux reflètent-ils votre culture et votre image employeur sur le marché de l’emploi ?
• Quel est votre budget pour couvrir le coût total : loyer + charges + travaux + mobilier + déménagement ?
• Quelles sont les perspectives de croissance de l’entreprise ?

Choisir votre scénario immobilier en fin de bail commercial

👉 Point clé : Votre scénario est celui qui permet de répondre à votre situation en fonction de votre niveau d’inconfort ou non dans les locaux occupés, votre besoin de changement ou de stabilité. En pratique, les entreprises arbitrent de plus en plus entre stabilité et flexibilité, notamment via des solutions de bureaux flexibles pour booster leur attractivité sur le marché de l’emploi.

Le cahier des charges : la boussole de votre stratégie immobilière

L’état des lieux de vos besoins réels permet de dresser un cahier des charges complet. Il constitue l’outil central de votre projet pour lister les questions indispensables à poser lors de vos visites :

• La localisation cible : quartier, type d’environnement ;
• La surface recherchée ;
• Le besoin de modularité ;
• Les contraintes RH : besoins en termes d’espaces, d’accès et de mobilité pour le bien-être et l’organisation des équipes ;
• Les contraintes IT : réseau, équipement, sécurité ;
• Les services attendus ;
• Le budget global mobilisable pour le projet. 

👉 Point clé : Le cahier des charges permet d’aligner la direction, les finances et la RH, pour une décision mûrement réfléchie en tenant compte des perspectives de croissance à moyen terme. En clair, il ne faut pas sous-évaluer ou surévaluer son besoin de bureau et définir son besoin de flexibilité.

Organiser et sécuriser les étapes opérationnelles avant la fin du bail commercial

Le calendrier idéal à suivre à compter de M-18

Voici un planning concret pour laisser de la marge de négociation sereine et sécuriser vos intérêts.

• M-18 : cadrage stratégique, audit du bail
• M-15 : étude de marché, premières visites
• M-12 : short-list, début des négociations
• M-9 : arbitrer sur la stratégie : renouvellement, déménagement, changement de concept de bureaux
• M-6 : dénonciation du bail en cours, signature du nouveau bail ou du contrat de prestation de bureau
• M-3 : préparation du déménagement
• Jour J : installation

👉 Conseil opérationnel : Marie Gouix, consultante chez Spliit, recommande une approche très structurée. Dans le cadre de l'accompagnement d’une entreprise ayant plusieurs contrats de location pour des plateaux dans un même immeuble, elle a mis en place un tableau récapitulatif des échéances et préavis, partagé avec la direction. L’idéal est donc de centraliser tous vos contrats, en créant un tableau des échéances avec des alertes automatiques.

Les points financiers à anticiper

Avec un changement de local, il faut ajouter au loyer une longue liste de frais qu’il vaut mieux anticiper pour mauvaises surprises :

• Les charges et les taxes ;
• Les travaux de remise en état de l’ancien local ;
• Les coûts d’aménagement et de mobilier ;
• L’équipement IT et le câblage des réseaux ;
• Les frais de déménagement.

💡 Pensez aussi aux délais techniques de réalisation des travaux et d'équipement : fibre, aménagements…

Les outils pour travailler sans stress

Spliit accompagne tous ses clients pour anticiper sereinement la fin de leur bail et la recherche d’un nouveau local avec : 

• Des checklists claires avec des repères juridiques ;
• Un calendrier d’actions partagé avec des conseils pratiques pour éviter les risques d’oubli de préavis ;
• Un accès direct au marché complet, y compris aux offres off-market ;
• Une plateforme digitale qui centralise les visites, les documents et comparatifs…
• Des consultants experts qui sécurisent les négociations et optimisent votre stratégie immobilière.

✅ Le plus : Spliit tient compte des intérêts des locataires tout en proposant une prestation exceptionnelle avec des honoraires 30 % inférieurs au marché.

Conclusion : Anticiper votre fin de bail pour sécuriser votre activité !

Anticiper la fin d’un bail commercial ne se résume pas au respect d’un préavis de résiliation, même si c’est un préalable indispensable. Il faut faire de cette contrainte juridique une véritable opportunité stratégique pour optimiser l’activité de l’entreprise et maîtriser les coûts.

👉 3 clés à retenir :

1. Anticiper, idéalement 12 à 18 mois avant l’échéance de résiliation.
2. Lister vos besoins réels.
3. Prendre le temps de comparer toutes les options, sans pression.

Contactez Spliit pour découvrir une méthode structurée de recherche de bureaux et un accompagnement expert.