Comment organiser une journée d’étude ?

Définir les objectifs de votre événement

Une journée d’étude s’organise suivant les objectifs souhaités par l’entreprise. Il est ainsi décisif de les définir au préalable afin d’orienter son organisation en fonction des attentes.

Une journée d’étude efficace 

Ce type de séminaire est souvent utilisé pour un évènement de courte durée tel qu’une demi-journée, il faut ainsi aller à l’essentiel de manière simple et concise. Pour qu’elle soit efficace, il est important de prendre en compte plusieurs éléments dans l’organisation. En effet, il faut tout d’abord choisir un lieu accessible par la majorité des participants. Le but étant d’optimiser leur présence en évitant des contraintes liées aux transports. Il est également nécessaire de s’assurer que les salles de réunions choisies soient équipées de matériels (projecteur, micro et autres selon les besoins) afin que les activités puissent se dérouler.

Une journée d’étude réunificatrice

Si l’objectif premier de l’entreprise est de fédérer ses collaborateurs, les journées d’étude réunificatrice répondront à leurs attentes. Ce type d’évènement professionnel permet de rassembler les participants dans un cadre plus détendu, changeant du quotidien. Il est possible d’organiser une activité ludique et incentive à effectuer en groupe dans le but de renforcer la cohésion d’équipe. Planifier une activité Team Building est un bon moyen de réunifier les collaborateurs d’une entreprise.

Une journée d’étude informative 

Une journée d’étude informative offre de nombreux bénéfices à l’entreprise. Elle permet, comme son nom l’indique, d’informer les collaborateurs sur un nouveau sujet, généralement de manière constructive et pédagogique grâce à la présence d’intervenants par exemple. Ces intervenants apportent une meilleure connaissance de par leurs expériences. Cette formation professionnelle permet également aux participants de réfléchir et d’échanger sur un projet novateur.

Choisir le lieu

Le choix du lieu est une étape déterminante dans l’organisation d’une journée d’étude. Au regard des objectifs souhaités, il est important de prendre en compte plusieurs détails sur le lieu pour réussir l’organisation de l’évènement.

Le cadre

Il existe plusieurs cadres pour votre journée d’étude : en ville (telle que Paris) pour plus d’accessibilité, au vert pour un moment plus convivial (partout en France) et à la montagne dans un cadre plus apaisant. Cet évènement ne durant qu’une journée (ou parfois demi-journée), vous devez trouver un endroit plus ou moins proche de votre lieu de travail.

Le type d’espace

De nombreux espaces différents sont mis à disposition pour une journée d’étude. Que vous souhaitiez l’effectuer dans un hôtel, un château (si vous avez opté pour un cadre à la campagne), un loft, un appartement (pour une ville) mais aussi de manière plus originale dans un chalet à la montagne, le champ des possibles s’offre à vous. L’ambiance du lieu choisi peut être de tous types. Plutôt une ambiance cosy ? Formel ? Atypique ? Design ? Végétal ?

Les installations

En fonction des objectifs déterminés au préalable, le choix du lieu s’effectue également suivant les installations à mettre en place : une ou plusieurs salles de réunion, salle de conférence (si vous faites appel à des intervenants par exemple) ou encore une salle de colloque (pour des débats ou autres).

Le déroulement de votre évènement

Généralement, une journée d’étude débute à 9h et se termine à 18h30. La plupart du temps, l’évènement se déroule de la façon suivante :

• 9h : Accueil des participants
• 9h30 : Séance de travail
• 11h : Pause avec collation
• 11h15 : Séance de travail
• 12h30 : Déjeuner
• 14h30 : Séance de travail
• 16h30 : Pause avec collation
• 16h45-18h30 : Séance de travail

L’accueil des participants se fait autour d’un café et d’un petit-déjeuner afin qu’ils puissent échanger entre eux et passer un moment convivial. La séance de travail qui suit, peut être de différents types : un colloque (pour les journées d’étude dite « efficace » par exemple), une présentation d’un intervenant (journée d’étude informative), activités incentives (journée d’étude réunificatrice) ou encore un travail de groupe sur un projet. Ces séances de travail dépendent de l’objectif choisi en amont et peuvent également différer en fonction des tranches horaires. Il est effectivement recommandé d’alterner les animations pour maintenir les invités productifs. Par exemple : organiser une présentation pour la matinée et une activité ludique l’après-midi. Enfin, le déjeuner permet aux collaborateurs de se retrouver et d’échanger autour d’un repas. Concernant l’organisation de ce repas, il est possible de faire appel à un traiteur mais aussi à un restaurant.