5 conseils pour éviter les erreurs courantes lors de la recherche de nouveaux bureaux

1. Optimiser le choix de l’emplacement de vos bureaux 

L’erreur n°1 : mal choisir la localisation de vos bureaux

Le choix d’un emplacement de bureau est éminemment stratégique car il impacte directement : 

• Le bien-être des équipes.
• La productivité au travail.
• L’attractivité de l’entreprise auprès des prospects, des clients et des jeunes talents à recruter.

Les bons bureaux sont ceux qui permettent d’allier praticité et confort dans le respect de la culture d’entreprise. Inutile de foncer sur une adresse prestigieuse si cela va à l’encontre du fonctionnement de vos équipes. Il en sera de même pour des locaux trop éloignés ou mal desservis, qui compliqueraient le quotidien de vos employés. 

Le rôle des RH

Heureusement, vous disposez de précieuses informations en interne, dans vos sources RH ! Où vivent vos collaborateurs ? Quelles sont leurs habitudes ? Les réponses à ces questions vous donnent des informations précises pour :

• Prioriser l’accessibilité de vos bureaux : vérifier la disponibilité de transports en commun à proximité, les accès en mobilité douce, ou encore les possibilités de parking pour ceux qui viennent en voiture.
• Étudier la vie de quartier avec les cafés, les commerces, les lieux de restauration, les salles de sport, les écoles ou les crèches, qui sauront rendre le quotidien des employés plus agréable.

☝️À noter : Demandez conseil à des experts du marché local qui auront un meilleur retour sur la vie de quartier et les projets d’urbanisme en cours.

2. Bien évaluer le coût global de vos bureaux

L’erreur n°2 : sous-évaluer le budget global

Beaucoup d’entreprises commettent l’erreur de ne considérer que le loyer nu pour évaluer le coût d’un futur bureau. Mais il ne reflète qu’une partie du budget réel. Et il ne faut pas sous-estimer l’ensemble des charges annexes au loyer : 

• Les charges locatives.
• Les frais d’entretien.
• L’assurance.
• La taxe foncière.
• La consommation énergétique.
• Les frais de déménagement.
• Et bien sûr tous les coûts liés à l’aménagement des espaces : travaux, mobilier, décoration.

☝️À noter : Il faut également anticiper les coûts de mise en conformité IT : réseaux, sécurité, câblage, équipements.

Notre conseil pour évaluer le juste prix de vos bureaux : l’anticipation !

• Demander à votre agent immobilier ou au bailleur un budget clé en main, incluant toutes les lignes de dépenses, y compris les frais prévisionnels pour éviter les mauvaises surprises.
• Se faire accompagner d’un expert immobilier pour la négociation de conditions financières avantageuses : loyer, franchise, durée d’engagement, prise en charge des travaux, etc.
• Intégrer une marge de sécurité financière pour les imprévus (retard de paiement ou surcoûts…) pour anticiper et être en mesure de prendre une décision éclairée et durable.

3. Définir l’ensemble de vos besoins pour vos bureaux

L’erreur n°3 : un bureau mal adapté aux besoins de votre entreprise

Des locaux trop grands ou trop exigus peuvent rapidement devenir un frein à votre développement. Il faut notamment anticiper le besoin en stockage dans le bâtiment, mais aussi les perspectives d’évolution des effectifs : 

• Une surface surdimensionnée entraîne des coûts inutiles.
• Un espace trop restreint limite la capacité d’accueil pour de nouveaux collaborateurs : frein à l’efficacité au travail, frein à l'expansion de l’entreprise.

☝️ À noter : le choix de nouveaux bureaux implique une réflexion quant aux modes de travail usités dans l’entreprise : présentiel ou télétravail ? D’ailleurs, il ne faut pas négliger l’intérêt des environnements de travail hybrides comme le flex-office !

Nos conseils pour affiner vos besoins

• Réaliser un audit précis de votre usage actuel : combien de postes fixes, de bureaux partagés, de salles de réunion ou d’espaces informels sont réellement nécessaires ?
• Faire des projections avec des scénarios d’évolution à moyen terme afin de rester le plus agile possible. Combien de collaborateurs prévoyez-vous de recruter ? Pensez-vous intégrer plus de télétravail ou envisagez-vous un retour au travail en full présentiel ?
• Privilégier la modularité pour vos bureaux pour pouvoir adapter votre environnement de travail facilement et sans frais à vos besoins en constante évolution.

☝️À noter : la clé du succès est sans doute la planification pour éviter des déménagements à répétition et ainsi optimiser vos coûts de bureau dans la durée.

4. Penser à l’aménagement fonctionnel et design de vos bureaux

L’erreur n°4 : négliger l’aménagement et la décoration

L'ergonomie et la décoration d’un bureau contribuent de façon significative au bien-être des travailleurs, ainsi qu’à leur productivité. Il est donc indispensable d’avoir une vision claire de l’aménagement souhaité lorsque vous visitez des locaux de bureau. Cela concerne autant la qualité des espaces de travail, que celle des espaces partagés. Les employés apprécient tout particulièrement le soin apporté aux zones de pause, cuisines, ou espaces dédiés à la concentration comme une phone-box par exemple.

☝️À noter : De bonnes conditions de travail tiennent compte notamment de la lumière naturelle, du confort acoustique et de la qualité de l’air (ventilation, végétalisation). Un aménagement bien pensé valorise votre marque employeur et favorise l’engagement des collaborateurs.

Nos conseils pour réussir l’aménagement de vos bureaux

• Penser à l'aménagement dès la première visite, en visualisant les usages potentiels de chaque zone, au plus près du quotidien des équipes.
• Prendre conseil auprès d’un space planner ou d’un AMO (assistant à maîtrise d’ouvrage) afin de concevoir un espace de bureau optimisé et fonctionnel.
• Intégrer le coût du design dans le budget initial pour éviter les mauvaises surprises et les compromis de dernière minute.

5. Avoir une bonne lecture du bail pour vos nouveaux bureaux

L’erreur n°5 : sous-estimer l’analyse juridique du bail

Signer un contrat de bail sans en comprendre toutes les implications juridiques présente un risque pour l’entreprise. Le locataire se focalise trop souvent sur le montant du loyer et néglige des points de droit pourtant essentiels : 

• Le type de bail : bail commercial 3-6-9, bail professionnel, contrat de prestation de services en coworking ou bureaux opérés… Avec des droits et obligations bien spécifiques à chacun.
• La durée ferme de l'engagement.
• Les conditions de résiliation anticipée.
• Les modalités de révision du loyer. 

⚠️ En pratique, les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise qui peut subir des pénalités financières importantes, voire être contrainte de rester dans des locaux qui ne conviennent plus jusqu’à la date de sortie autorisée.

Nos conseils pour négocier un contrat de location adapté à votre activité

• Se faire accompagner par un conseil juridique ou un broker de bureau, maîtrisant tous les aspects du marché immobilier.
• Lire l’intégralité du contrat de bail, y compris les annexes traitant des plans du bâtiment, de la répartition des charges, des conditions de sortie, du dépôt de garantie, de la durée du contrat…
• Aboutir à une négociation offrant une sécurité d’implantation, tout en gardant une certaine flexibilité pour s’adapter aux besoins de l’entreprise.

Pour conclure, mieux vaut prévenir que déménager dans la douleur ! En appliquant ces 5 conseils, vous pourrez sélectionner les bureaux les plus adaptés à vos besoins, et ainsi éviter les erreurs fréquentes dans la recherche de bureaux. Pour un regard expert et professionnel sur votre projet de recherche, contactez Spliit !