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Tout savoir sur les baux de location de bureaux

Bail commercial ou bail professionnel, bail dérogatoire ou contrat de prestation de services...Différents types de contrats encadrent la location de bureaux. Spliit vous révèle les spécificités des différents baux et autres solutions possibles pour louer vos locaux.

1. Les baux “longue durée”

Les baux commerciaux ou professionnels peuvent facilement être qualifiés de contrats longue durée pour la location de vos bureaux. Retour sur les différentes caractéristiques de ces deux formules.

A. Le bail commercial

Fréquemment appelé bail commercial « 3 6 9 », ce type de bail est majoritairement conclu par des sociétés pour l’exercice de leur activité. Le bail commercial a la particularité d’être d’une durée minimale de 9 ans, période pendant laquelle le propriétaire est engagé à vous louer son bien. C’est un contrat peu flexible régit par le Décret n°53-960 du 30 septembre 1953 dont les dispositions sont codifiées dans le Code de commerce, aux articles L 145-1 et suivants.

Dans ces baux commerciaux, la résiliation est juridiquement encadrée. Lorsqu’il conclut un bail commercial, le locataire a une faculté de résiliation triennale (à la date anniversaire tous les 3 ans). Pour ce faire, il doit notifier son congé au bailleur en veillant à respecter un préavis de 6 mois.

De son côté, le bailleur dispose d’une faculté triennale de résiliation mais uniquement s’il engage certains travaux de construction ou de reconstruction de l’immeuble.

Pour encadrer au mieux les relations entre bailleur et locataire, des clauses spécifiques peuvent toutefois être ajoutées dans le contrat. Parmi elles, une clause résolutoire qui permet au propriétaire de résilier le bail si le locataire ne respecte pas ses engagements financiers.

Pour se protéger, si vous louez des bureaux en signant un bail commercial, il arrive que le bailleur sollicite du locataire la mise en place de certaines garanties complémentaires (Garantie Bancaire À Première Demande, Caution Bancaire). Cela vient s'ajouter au dépôt de garantie et parfois complexifier la location.

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B. Le bail professionnel

Ce contrat a la particularité de n’être conclu que dans le cadre d’une activité qui ne soit ni commerciale, ni artisanale, ni agricole. Ce bail est dédié aux professions libérales réglementées telles que médecins, avocats ou notaires. Il se destine également aux professions libérales non-réglementées comme acupuncteur, consultant, ou designer.

La durée de ce bail est de 6 ans minimum. Les locataires peuvent décider de rompre le bail à tout moment mais un préavis de 6 mois doit être respecté. Le bailleur pour sa part doit attendre le terme du bail soit la fin de la 6ème année.

2. Les baux “courte durée"

Bail de sous-location, bail dérogatoire, contrat de prestation de service, coworking… Aujourd’hui, de nouvelles formes de contrats se démocratisent. Ces contrats sont généralement plus souples et moins contraignants pour les locataires.

A. Le bail de sous-location

Dans le cadre d’une sous-location, le locataire met partiellement ou totalement à disposition ses bureaux à un tiers en contrepartie d’un loyer.

Dans la majorité des baux la sous-location est interdite et/ou très encadrée. Elle nécessite l’autorisation du bailleur et nous recommandons vivement de fixer par écrit les modalités du contrat de sous-location. Point important dans une sous-location, c’est bel et bien le locataire principal qui est considéré comme responsable des impayés ou des dégradations du bien.

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B. Le bail précaire

Également appelé « bail dérogatoire », le bail précaire est utilisé pour l’exploitation d’une activité commerciale ou artisanale. Il offre plus de souplesse que le bail commercial traditionnel, puisque sa durée est limitée à 36 mois . Ici, bailleur et locataire ne sont donc pas engagés sur une longue période de 9 années. L’engagement reste réel car sauf disposition contraire dans le bail, si le locataire donne son congé avant la fin de la 3ème année il reste redevable des loyers et charges jusqu’au prochain terme de son bail.

Autre caractéristique importante qui diffère du bail commercial traditionnel, le propriétaire n’a pas l’obligation de verser d’indemnité d’éviction au locataire, si le contrat de bail n’est pas renouvelé en fin de 3ème année.

C. Le contrat de prestations de services dans une espace privatif

Via ce type de contrat, des espaces sont mis à la disposition des entreprises par des prestataires de service, pour des durées qui peuvent être relativement courtes. Celles-ci s’échelonnent en général entre six mois et trois ans.

Ce type de contrat est longtemps resté l’apanage de structures telles que centres d’affaires ou pépinières d’entreprise. En plus des bureaux, les entreprises profitaient alors de services mutualisés tels que les salles de réunion, accès à un connexion internet ou encore, du ménage. Ces dernières années, les besoins de flexibilité des entrepreneurs n'ont cessé d’évoluer. Dans ce contexte, les offres de contrats de prestation de services clés en main “all inclusive” se sont considérablement développées. On constate que les loyers y sont parfois détaillés en coût / poste et non plus en prix au m2.

Ces contrats de prestations de service offrent une flexibilité maximale aux entreprises. C’est une alternative intéressante notamment pour les jeunes sociétés, qui peuvent difficilement s’engager sur la durée.

De plus, c’est un contrat facilement renouvelable et qui exige peu de trésorerie à sa signature. Comme nous l’avons évoqué précédemment, un dépôt de garantie, le paiement des loyers d’avance ainsi qu’une caution bancaire sont parfois exigés dans le cadre des baux “longue durée”.

D. Le contrat de prestation de service dans un espace de coworking

Lorsqu’une entreprise choisit le contrat de prestation de service dans un espace de coworking, elle bénéficie de bureaux avec des infrastructures et des installations qui sont mutualisées avec d’autres sociétés, par exemple un espace restauration ou un espace fitness. Ces bureaux peuvent être dans des espaces partagées mais plus couramment, il s’agira de bureaux privatifs.

En prime il est possible de négocier une grande flexibilité dans la durée d’engagement. Depuis les 10 dernières années, l’offre d’espace de coworking s’est fortement étoffée et diversifiée améliorée. La durée des engagements varie généralement entre 1 et 24 mois. L’énorme avantage de cette solution est de pouvoir ajuster son besoin à la croissance de l’entreprise. Souvent plus chère, cette solution apporte malgré tout plus de flexibilité.

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Désormais, les baux n'ont plus de secret pour vous ! N'hésitez pas à consulter nos offres de location de bureaux en fonction du type de bail que vous recherchez !

Crédit photos : Scott Graham, NRD, Johanna Adriaansen & Marten Bjork pour Unsplash