Visite de bureaux : quelles sont les bonnes questions à poser ?

Les questions sur l’espace et l’aménagement des bureaux

La superficie des locaux et la répartition des espaces de travail

Lors d’une visite de bureaux, il est essentiel de s’interroger l’aménagement global des lieux :

• Quelle est la superficie totale des locaux ?
• Comment les espaces de travail sont-ils répartis ?
• Quels services sont inclus ou non dans la gestion quotidienne du site ?

Selon l’activité, on privilégie des postes de travail en open-space ou des bureaux fermés individuels, voire une combinaison des deux en flex-office. On vérifie également la présence de salles de réunion ou de zones techniques indispensables à l’activité (stockage, opérationnel…). 

Depuis l'avènement du coworking, l’aménagement de bureau mise sur la modularité et la flexibilité. En pratique, les espaces sont faciles à agencer, notamment pour agrandir certaines zones selon les besoins des équipes. Ces éléments sont également essentiels pour anticiper et accompagner l’évolution de l’entreprise (croissance, recrutement). On vise autant le bien-être des collaborateurs, que l’optimisation du travail et de la productivité. 

💡 Comment évaluer l’adéquation d’un bureau avec la culture de l’entreprise ? Les bureaux d’une entreprise reflètent ses valeurs et sa culture. La conception d’espaces spécifiques, propres aux besoins des employés, favorise l’innovation et renforce le sentiment d’appartenance dans l’entreprise. Pensez à impliquer vos équipes pour vérifier que vos bureaux sont en parfaite adéquation avec la vision collective de l’entreprise.

Les critères d’aménagement indispensables pour vos futurs bureaux

💡 Comment Spliit peut vous accompagner et simplifier le processus de visite ? En cernant vos besoins réels au préalable et en préparant une check-list efficace pour la visite.

L’aménagement de vos futurs bureaux doit garantir le confort et l’efficacité des collaborateurs au quotidien. Voici quelques indispensables à noter sur votre check-list pour proposer un environnement de travail agréable : 

• La luminosité naturelle ;
• L’orientation des espaces ;
• La présence de matériaux naturels ;
• L’accès à une terrasse ou un extérieur ;
• La bonne isolation phonique et thermique ;
• La convivialité des espaces communs : accueil, cuisine, sanitaires, zone de détente…

Grâce à ces éléments objectifs, vous gagnez du temps en comparant les espaces. Vous êtes ainsi en mesure de prendre des décisions éclairées, parfaitement alignées avec votre stratégie immobilière.

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Les questions techniques et réglementaires concernant les bureaux

Les aspects techniques propres au local visité

Au-delà de l’aménagement, la visite d’un bureau doit aussi permettre de vérifier tous les aspects techniques du local : 

• L’état des installations électriques ;
• les diagnostics énergétiques ;
• Le dispositif de chauffage et climatisation ;
• La ventilation du local ;
• Le réseau informatique

⚠️ Attention également au respect des normes en vigueur pour la sécurité incendie, les issues de secours et l’accessibilité des personnes à mobilité réduite (PMR). Des points souvent sous-estimés alors qu’ils sont indispensables au confort et à la sécurité des salariés.

Tous ces éléments influencent le confort des équipes, mais aussi la performance énergétique et la sécurité du bâtiment. Ils peuvent en outre attester d’un bâtiment respectueux de l’environnement et d’une optimisation des consommations d’énergie. Le bureau devient alors un levier RSE en favorisant la performance et le bien-être en entreprise.

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Les questions financières

Au-delà du loyer affiché dans le contrat de bail, il convient de vérifier toutes les charges et les coûts additionnels : 

• Entretien et maintenance des parties communes ;
• Coût énergétique des locaux ;
• Frais liés à la sécurité ;
• Prix du nettoyage des locaux.

Ces dépenses influencent fortement le prix global du bureau. Mieux vaut donc les anticiper en sus du contrat de bail. D’autant que les écarts de loyers peuvent être importants entre les quartiers, surtout à Paris ! Il est donc important de comparer les offres à superficie et prestations équivalentes. 

Avant toute signature du contrat de bail, pensez à vérifier les points techniques ou juridiques pour sécuriser et optimiser votre budget immobilier : 

• Contrat de maintenance lié au bail ;
• Durée du bail ;
• Conditions de révision du loyer ;
• Clauses de sortie anticipée. 

⚠️ Les négociations concernant la durée de votre bail peuvent influencer les conditions globales de votre location immobilière ou de votre contrat de coworking.

Les questions sur l’environnement de vos futurs bureaux 

La typologie du quartier

L’environnement immédiat de vos futurs bureaux joue un rôle déterminant dans la qualité de vie au travail et dans l’attractivité de votre entreprise. À chaque quartier, son identité. Tout dépend de votre recherche. Les visites sont l’occasion d’évaluer les éléments qui contribuent au confort quotidien des salariés et à la réussite de l’entreprise : 

• L’accessibilité : transports en commun (métro, RER, bus), présence de pistes cyclables, facilité d’accès en voiture, stationnement de parking à proximité ;
• L’offre de services : restaurants, cafés, banques, commerces, espaces verts ;
• L’environnement général : dynamisme, nuisances sonores, sécurité…

💡 Paris est une mosaïque de quartiers. Le prestige des arrondissements centraux, le dynamisme créatif de l’Est parisien ou les infrastructures modernes des quartiers d’affaires (La Défense, Bercy)... Chacun possède sa propre atmosphère et influence la culture de l’entreprise. Les loyers y sont plus ou moins abordables, et les conditions de location plus ou moins négociables. Et certains quartiers proposent davantage de services, ce qui peut renforcer leur attractivité. Mieux vaut connaître la typologie de chaque quartier pour aligner son implantation à ses ambitions de développement !

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Le poids de l’attractivité pour les salariés dans le choix de vos bureaux

L’environnement direct des bureaux joue sur l’attractivité de l’entreprise auprès des jeunes talents. Un bel emplacement renforce le poids de l’entreprise sur le marché du travail, sa capacité à recruter et à fidéliser les salariés sur le long terme. Car un environnement moderne et vivant favorise la convivialité, le bien-être et l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Au final, le choix de nouveaux bureaux impacte la marque employeur et facilite le recrutement, notamment à Paris où la concurrence est forte entre entreprises.

🚀 Nos conseils pour comparer et prioriser les réponses

• Établir un solide cahier des charges pour votre recherche : critères immobiliers essentiels, mobilité, services de proximité…
• Intégrer et anticiper dans votre recherche les futures évolutions de vos critères de bureaux (surface, montée en gamme…).
• Établir une grille de notation pour évaluer objectivement chaque site visité selon vos priorités stratégiques et celles de vos équipes.

Tableau récapitulatif des questions essentielles à poser lors d’une visite de bureaux

Conclusion : Préparez les bonnes questions pour votre visite de bureaux !

Définissez votre cahier des charges et vos attentes en amont des visites de bureaux afin de : 

• Lister les questions à poser au cours de la visite ;
• Limiter la perte de temps associée aux visites immobilières ;
• Prendre une décision éclairée ;
• Optimiser le choix de l’espace pour l’entreprise. 

Avec Spliit, vous bénéficiez des conseils d'experts dans votre recherche de location immobilière professionnelle : une check-list personnalisée, un accompagnement sur site, des conseils pratiques pour évaluer les bureaux et comparer les différentes options. En pratique : un gain de temps et moins de risques d’un choix inadapté !