Espaces de bureaux inoccupés : comment les transformer en levier de performance ?

Repérer les espaces sous-utilisés dans vos bureaux

L’observation sur le terrain

C’est la première étape indispensable pour comprendre l’usage réel quotidien de vos locaux d’entreprise. Quelles sont les zones occupées ? Quelles sont celles délaissées par les employés ? À quels moments de la journée ? Ces données vous aident à comprendre quels sont les espaces réellement utiles.

Si l’observation humaine donne des informations utiles, certains outils spécifiques vous permet des données objectives et une analyse chiffrée sur les taux d’occupation : 

• Capteurs de présence ;
• Badges d’accès ;
• Logiciel de réservation de postes et de salles.

💡 On peut aussi se baser sur les témoignages des collaborateurs afin de mieux comprendre les besoins et ce qui fait défaut au sein des bureaux. 

Les signaux faibles

Il s’agit d’identifier les zones sous-utilisées (salles de réunion désertes, postes de travail inoccupés) et les espaces de travail saturés. Et surtout de comprendre pourquoi ? Malgré la surface disponible des bureaux, il peut y avoir un ressenti de manque de place. C’est souvent parce que l’aménagement n’est plus adapté aux besoins des collaborateurs : pas assez de postes flexibles, des espaces collectifs vieillissants. Ces signaux doivent être pris au sérieux, car ils traduisent un décalage entre la conception initiale des bureaux et les pratiques réelles de travail.

⁉️ Combien coûtent vos m² inutiles ? Chaque mètre carré a un prix, surtout lorsqu’il est inutilisé ! Ce coût s’entend non seulement du prix du loyer, mais aussi du coût caché résultant de l’entretien et de la consommation d’énergie (chauffage, éclairage, équipement) inutile. Repérer les espaces de travail sous-utilisés permet non seulement d’optimiser la surface des bureaux, mais aussi d’actionner un levier d’économies et de performance immobilière.

Dresser un bon cahier des charges pour trouver de nouveaux bureaux 

5 astuces pour améliorer la performance de vos bureaux

Un aménagement flexible de vos bureaux

De nouveaux modes d’organisation des espaces permettent de s’adapter aux usages réels des collaborateurs : 

• Le flex-office consiste à ne plus attribuer de poste fixe afin d’ajuster le nombre de bureaux à l’occupation effective, notamment en mix avec les collaborateurs en télétravail ;
• Le coworking stimule la collaboration et la productivité grâce à un environnement flexible et dynamique ;
• La modularité des espaces et les zones hybrides facilitent la configuration rapide des bureaux en fonction des besoins.

💡 Pensez aux cloisons amovibles et au mobilier polyvalent pour apporter de la souplesse et maximiser l’utilisation des surfaces. Une réunion de projet, une journée de formation pour vos clients ou un atelier collaboratif ? Rien de plus simple pour éviter le gaspillage et réorganiser l’espace ponctuellement.

La digitalisation des espaces de travail

Les outils de Smart Office transforment la manière dont les collaborateurs interagissent avec leurs bureaux. Les plateformes de travail collaboratif facilitent le travail à distance et de n’importe quel poste dans la société. Et les outils de gestion des espaces de travail permettent d’optimiser l’occupation des lieux. Finis le sacro-saint bureau individuel ! Désormais, on réserve son poste, ce qui permet de réguler et de fluidifier l’usage des locaux. 

✅ En pratique, les collaborateurs ont une expérience améliorée et les entreprises réduisent les coûts liés aux surfaces inutilisées.

Les bureaux satellites

Face à la généralisation du télétravail, les entreprises ont dû se réinventer pour faire revenir leurs employés au bureau. Comment séduire les collaborateurs qui habitent loin ? Comment gérer cette nouvelle forme de travail hybride ? En optant pour les bureaux satellites. Ces espaces de proximité complètent le siège social en offrant plus de confort et de flexibilité aux équipes. En pratique, ils permettent aussi d'optimiser la répartition des surfaces.

La sous-location de vos bureaux

Les entreprises peuvent aussi choisir de valoriser les mètres carrés excédentaires par la sous-location d’une partie de leurs espaces de bureaux. Cela permet de générer un revenu supplémentaire et parfois même de créer des synergies avec les locataires. C’est la bonne option pour les entreprises en croissance irrégulière.

⁉️ Peut-on sous-louer sans changer de bail ? Tout dépend de votre contrat de location : 

• Vérifier que la sous-location n’est pas interdite dans votre contrat ;
• Demander l’accord préalable du bailleur commercial ;
• Solliciter un conseil juridique ;
• Signer un contrat de sous-location définissant les obligations du sous-locataire ;
• Préférer un contrat de prestation de services quand cela est possible.

La réaffectation de vos espaces de travail

Certains de vos bureaux sont vides ? Mieux vaut optimiser l’existant que déménager ! Il s’agit tout simplement de réaffecter les surfaces disponibles aux usages réels de l’entreprise : 

• Un espace en flex-office ;
• Un lieu hybride de travail collaboratif ;
• Une salle de formation ;
• Un espace supplémentaire pour l’accueil client ;
• Une salle dédiée au bien-être des collaborateurs : repos, sport, cafétéria…

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Les bénéfices de la transformation de vos espaces de travail

Le gain de performance de vos équipes

Mieux adaptés aux usages quotidiens, les espaces de travail favorisent la collaboration, stimulent la créativité et renforcent le sentiment d’appartenance. 

✅ En pratique, la transformation des bureaux :

• Contribue directement à la productivité ;
• Permet d’optimiser et de réduire les coûts immobiliers (et donc la rentabilité globale de l’entreprise) ;
• Améliore la marque employeur et son attractivité.

L’optimisation de la stratégie RH et financière

L’environnement de travail modernisé répond davantage aux attentes de flexibilité et de qualité de vie des collaborateurs : espaces modulaires, zones hybrides, outils digitaux… Les bureaux deviennent alors un atout d’attractivité, permettant de réduire le turnover. Par ailleurs, les économies réalisées sur les surfaces inoccupées ou réaffectées peuvent être réinvesties dans des projets stratégiques. 

L’impact sur la politique RSE 

En limitant le gaspillage spatial, la transformation des espaces s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociétale : 

• Économies d'énergie ;
• Réduction de l’empreinte carbone ;
• Engagement en faveur de l’environnement ;
• Valorisation du bien-être et de la santé des collaborateurs.

Changer de bureaux sans perdre l’âme de votre entreprise

Conclusion : Il n’est pas toujours utile de changer de bureaux pour mieux travailler !

La réorganisation des espaces de travail crée une dynamique vertueuse qui améliore la qualité de vie des collaborateurs, les performances et la compétitivité de l’entreprise. Prenez le temps d’analyser les usages dans votre entreprise, avant de choisir la stratégie qui convient. Pour cela, rien de tel que l’avis d’un expert. Spliit vous accompagne pour auditer vos locaux et vous aider à définir un plan d’action !

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